Hast du auch manchmal das Gefühl, bei all deinen Aufgaben und Projekten nicht mehr zu wissen, womit du eigentlich anfangen sollst? Was soll ich zuerst bearbeiten und was kann liegenbleiben? Keine Sorge, das sind ganz normale Fragen, die man sich beim Zeit- und Selbstmanagement regelmäßig stellt. Und natürlich gibt es auf diese Fragen auch Antworten.
In diesem Beitrag möchte ich dir zeigen, wie du mit einem bewährten Zeitmanagement-Tool, der Eisenhower-Matrix, Prioritäten setzen kannst. Außerdem erfährst du, wie du dieses Hilfsmittel auch in deine tägliche Organisations-Routine integrieren kannst.
Die unendliche To-Do-Liste
Jeder kennt sie und jeder hat sie schon verwendet: die Aufgabenliste, oder wie sie mittlerweile fast nur noch genannt wird, die To-do-Liste. Sie ist ein Sammelbecken für all unsere Aufgaben und Dinge, die wir nicht vergessen wollen. Wir führen diese Liste analog auf einem Blatt Papier, in einem Bullet-Journal, als Post-Its auf der Kühlschranktür oder in digitaler Form auf dem Computer oder Handy.
Vermutlich jeder hat sich im Laufe seines Schul- und Berufslebens ein eigenes System entwickelt. In vielen Fällen ist eine To-do-Liste ein gutes Hilfsmittel, um sich an Dinge zu erinnern, die noch erledigt werden müssen. Und regelmäßig kommen neue Aufgaben hinzu, andere werden erledigt und abgehakt.
Doch je länger die Liste wird, umso schwieriger kann es sein, zu entscheiden, welche Aufgabe als nächstes erledigt werden sollte. Was ist wichtig und was nicht? Schnell kann man dann den Überblick verlieren. Und dann kommt auch noch ein neues Projekt auf dich zu und du musst die neuen Aufgaben irgendwie in die Liste einreihen. Gar nicht so einfach. Gut, dass es dafür ein sehr hilfreiches Werkzeug gibt.
Wichtigkeit und Dringlichkeit sind der Schlüssel
“Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.”
Dwight D. Eisenhower (1890-1969), ehem. Präsident der USA
Dieses Zitat vom ehemaligen Präsidenten der USA bildet die Grundlage für die nach ihm benannte Eisenhower-Matrix. Auch wenn nicht überliefert ist, ob Eisenhower dieses Tool tatsächlich erfunden hat, vermittelt dieses Zitat das Grundprinzip einer effizienten Priorisierung. Denn dieses Priorisierungsprinzip basiert auf einer einfachen Einteilung in zwei Kriterien: Dringlichkeit und Wichtigkeit.
Die Dringlichkeit und Wichtigkeit beziehen sich dabei immer auf die beruflichen und privaten Ziele, die du erreichen willst (mehr dazu, wie man richtig Ziele setzt, erfährst Du hier). Stell dir also vor, du hast eine To-do-Liste voller Aufgaben, die auf dich warten. Die Matrix teilt diese Aufgaben in vier Kategorien ein:
- Dringend und wichtig: Das sind die Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern und unbedingt erledigt werden müssen, um schwerwiegende Konsequenzen zu vermeiden. Das sind die Top-Prioritäten, auf die du dich sofort stürzen solltest! Sie werden auch als A-Aufgaben bezeichnet.
- Wichtig, aber nicht dringend: In dieser Kategorie findest du Aufgaben, die für deine langfristigen Ziele und Pläne wichtig sind, aber keine sofortige Handlung erfordern. Du solltest sie fest im Blick behalten und gezielt planen, um ihnen genügend Zeit zu widmen. Dies sind deine B-Aufgaben.
- Dringend, aber nicht wichtig: Hier tummeln sich oft die Ablenkungen und Störfaktoren, die dich von den wirklich wichtigen Dingen abhalten können. Dies sind C-Aufgaben.
- Weder dringend noch wichtig: Diese sogenannten D-Aufgaben sind die wahren Zeitverschwender. Punkte, die in dieser Kategorie gelandet sind, solltest du gar nicht erst anfassen, sondern direkt streichen.
Die Eisenhower-Matrix in der Praxis
Mit der Eisenhower-Matrix hast Du jetzt eine Methode, um deine lange To-do-Liste systematisch zu untersuchen und deine Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Mit den folgenden Schritten kannst du in deiner täglichen Routine deine Aufgaben priorisieren.
Schritt 1: Sammle deine Aufgaben
Schreibe alle Aufgaben, die du zu erledigen hast, auf eine Liste. Egal, ob es sich um berufliche Aufgaben, Haushaltsaufgaben oder persönliche Ziele handelt. Das kannst du so machen, wie du es immer tust, z.B. als einfache To-do-Liste oder Post-Its auf einer Pinnwand.
Schritt 2: Kategorisiere die Aufgaben
Überlege dir bei jeder Aufgabe, ob sie dringend und wichtig ist (A-Aufgaben), wichtig aber nicht dringend (B-Aufgaben), dringend aber nicht wichtig (C-Aufgaben) oder weder dringend noch wichtig (D-Aufgaben).
Schritt 3: Priorisiere
Jetzt geht es an die Umsetzung! Nimm dir die Aufgaben aus der Kategorie “Dringend und wichtig” und setze sie ganz oben auf deine Prioritätenliste. Das sind die To-dos, um die du dich als Erstes kümmerst.
Schritt 4: Plane deine Zeit
Nimm dir bewusst Zeit für die B-Aufgaben, die in die Kategorie “Wichtig, aber nicht dringend” fallen. Setze dir feste Termine und Zeiten, um an diesen Aufgaben zu arbeiten. Eine hilfreiche Methode hierfür ist das sogenannte Timeboxing.
Ist die Aufgabe zu groß, dann unterteile sie in kleinere Teilaufgaben.
Schritt 5: Delegiere oder vermeide
Schau dir die C-Aufgaben an, die in die Kategorie “Dringend, aber nicht wichtig” fallen. Frage dich, ob du sie wirklich selbst erledigen musst, oder ob du sie delegieren oder sogar ganz vermeiden kannst. Denn für die Erreichung deiner Ziele sind sie nicht von entscheidender Bedeutung.
Möglicherweise hast du auch die Möglichkeit, solche Aufgaben zu automatisieren (mit Tools wie Zapier oder Make) oder eine KI wie ChatGPT zu nutzen.
Schritt 6: Entsorge oder verschiebe
Die D-Aufgaben, die in die Kategorie “Weder dringend noch wichtig” fallen, sind oft Zeitfresser und bringen dich deinen Zielen nicht näher. Überlege dir, ob du sie auf später verschieben kannst, überhaupt erledigen musst oder ob du sie getrost entsorgen kannst. oft erübrigen sich solche Aufgaben nach einer gewissen Zeit von selbst.
Die Feinjustierung Deiner Aufgaben
Mit der Eingruppierung deiner Aufgaben in die Eisenhower-Matrix hast du einen ersten wichtigen Schritt zu einer effektiven Priorisierung gemacht. Die nächste Herausforderung ist es jetzt, sowohl in den einzelnen Kategorien eine sinnvolle Reihenfolge zu ermitteln als auch neu dazukommende Aufgaben direkt an der richtigen Stelle einzureihen.
Schau dir die folgenden Punkte an, die dir bei deiner Feinabstimmung helfen können:
Bewertung der Dringlichkeit: Schaue dir die Aufgaben an, die in die Kategorie “wichtig und dringend” fallen, und bewerte ihre jeweilige Dringlichkeit genauer. Welche Aufgaben musst du sofort erledigen, um unmittelbare Konsequenzen zu vermeiden? Sind vielleicht manche Aufgaben gar nicht dringend, und du kannst sie langfristiger planen? Dann ab damit zu den B-Aufgaben.
Priorisiere nach Wichtigkeit: Wenn du mehrere Aufgaben hast, die als “wichtig und dringend” eingestuft wurden, bewerte sie nach ihrer Relevanz für deine Ziele. Frage dich, welche Aufgaben einen größeren Beitrag zur Erreichung deiner langfristigen Ziele leisten und welche weniger wichtig sind.
Komplexität und Zeitaufwand: Bedenke auch Schwierigkeit und Aufwand jeder Aufgabe. Manchmal können scheinbar kleine Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen, während andere, auf den ersten Blick schwieriger erscheinende Aufgaben, schneller erledigt werden können.
Abhängigkeiten: Überprüfe, ob es Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben gibt. Manchmal musst du bestimmte Aufgaben erst erledigen, bevor andere begonnen werden können. Berücksichtige diese Zusammenhänge bei deiner Reihenfolge.
Realistische Zeitplanung: Sei realistisch bei der Einschätzung, wie viel Zeit du für jede Aufgabe benötigst. Plane Pufferzeiten ein, um unvorhergesehene Ereignisse zu berücksichtigen und dich nicht zu überfordern.
Kurze Aufgaben werden übrigens meist länger eingeschätzt als sie tatsächlich benötigen, längere und umfangreichere Aufgaben hingegen werden meist zu kurz eingeschätzt.
Arbeitsfluss und Fokus: Überlege, in welcher Reihenfolge du am effizientesten arbeiten könntest. Manchmal ist es sinnvoll, Aufgaben zu gruppieren, die ähnlich sind, um in einem kontinuierlichen Arbeitsfluss zu bleiben und Ablenkungen zu minimieren.
Flexibilität: Sei flexibel und bereit, deine Reihenfolge gegebenenfalls anzupassen. Manchmal ändern sich Prioritäten oder unerwartete Ereignisse erfordern, dass du deine Planung anpasst.
Außerdem ist es völlig in Ordnung, auch mal eine nicht so wichtige Aufgabe dazwischen zu schieben, wenn sie dir besonders viel Spaß macht oder du einfach eine Ablenkung brauchst oder dich gerade mal nicht auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren kannst. Das kann unter Anderem auch sehr stark von deiner persönlichen Leistungskurve abhängen.
Schau dir dazu auch meinen Beitrag zum Time Boxing an. Darin erfährst du noch mehr darüber, wie du eine optimale Tagesstruktur erstellen kannst.
Die Grenzen der Eisenhower-Matrix – eine kleine Kritik
Die Eisenhower-Matrix kann die Priorisierung der eigenen Aufgaben im Alltag erleichtern. Sie liefert eine klare Strukturierung deiner To-dos und hilft dabei, fokussiert zu bleiben. Doch so hilfreich diese Methode auch sein mag, sie hat auch ihre Grenzen. Daher zeige ich dir auch die Herausforderungen auf, die die Eisenhower-Matrix mit sich bringt, und erkläre dir, warum sie nicht immer die ideale Lösung für jedermann ist.
Die Illusion der einfachen Kategorisierung
Die Einteilung von Aufgaben in vier Quadranten suggeriert eine klare Trennung und eine einfache Handhabung von Prioritäten. Diese strikte Einteilung kann aber in der Praxis auch zu einer scheinbaren Vereinfachung führen, die der Komplexität des realen Lebens nicht immer gerecht wird. Nicht jede Aufgabe lässt sich leicht einem Quadranten zuordnen, und die Bedeutung von „wichtig“ und „dringend“ kann je nach Kontext variieren.
Besonders im Team kann das problematisch werden. Was für die eine Person als „wichtig“ gilt, mag für eine andere total unwichtig sein. Diese Subjektivität kann zu Inkonsistenzen bei der Anwendung der Matrix führen. Darüber hinaus kann sich die Einschätzung von Wichtigkeit und Dringlichkeit im Laufe der Zeit auch ändern, was eine ständige Neubewertung der Prioritäten erforderlich macht.
Überfokussierung auf Dringlichkeit
Ein weiterer Schwachpunkt ist die potenzielle Überbetonung dringender Aufgaben. Denn in der Praxis sind es häufig die scheinbar dringenden Aufgaben, die uns fest im Griff haben, während wichtige, aber nicht dringende Aufgaben auf der Strecke bleiben. Dies kann zu einem Teufelskreis führen, in dem man ständig „Feuer löscht“ und langfristige Ziele und Projekte vernachlässigt werden.
Vernachlässigung der langfristigen Planung
Die Eisenhower-Matrix eignet sich hervorragend für die kurzfristige Priorisierung von Aufgaben. Für die Planung eines Arbeitstages ist sie damit sehr gut geeignet. Eine langfristige Planung und Verfolgung von Zielen sind mit der Eisenhower-Matrix allerdings herausfordernd. Die Matrix berücksichtigt nicht die Schritte, die notwendig sind, um langfristige Ziele zu erreichen, die oft aus vielen kleinen, scheinbar unwichtigen Aufgaben bestehen, die über einen längeren Zeitraum hinweg erledigt werden müssen. Es ist halt kein Projektmanagement-Tool.
Delegieren – Wie soll das gehen?
Die C-Aufgaben fallen in die Kategorie „Delegieren“. Doch nicht jeder von uns ist Präsident eines Landes und hat seine Leute, die einfach die dringenden, aber unwichtigen Aufgaben erledigen können.
Die Eisenhower-Matrix ist daher generell mehr auf Führungskräfte und Personen ausgerichtet, die Mitarbeitende haben. Diesen Personen fällt es leichter, ihre C-Aufgaben loszuwerden.
Trotzdem können natürlich auch Einzelkämpfer und Soloselbstständige von dem Tool profitieren. Denn letztendlich regen die C-Aufgaben zum Nachdenken an. Wie können diese Aufgaben erledigt werden, obwohl sie für die Erreichung meiner Ziele nicht wichtig sind? Kann ich Aufgaben vielleicht automatisieren oder an Dienstleister auslagern?
Und selbst wenn man diese Aufgaben doch selbst machen muss, wandern sie im Laufe der Zeit sowieso in einen der benachbarten Quadranten. Entweder sie werden wichtiger, dann werden sie zu A-Aufgaben und müssen sofort erledigt werden. Oder sie sind doch nicht mehr dringend, dann werden sie zu D-Aufgaben. Und ob diese Aufgaben dann überhaupt noch erledigt werden müssen, ist fraglich.
Fazit
Mit der Eisenhower-Matrix und den Tipps zur Feinjustierung hast Du jetzt das richtige Rüstzeug, um deine anstehenden Aufgaben sinnvoll zu sortieren, die richtigen Prioritäten im Alltag zu setzen und dich auf die wirklich wichtigen Themen zu konzentrieren. So erhöhst du deine Effizienz und deinen Fokus und hast eine großartige Methode, um den Überblick zu behalten.
Dennoch hat die Eisenhower-Matrix ihre Grenzen. Wie bei jedem Werkzeug oder jeder Methode ist es wichtig, die eigenen Bedürfnisse, Arbeitsweisen und den persönlichen Kontext zu berücksichtigen. Eine kritische Auseinandersetzung mit den eigenen Priorisierungsstrategien und die Bereitschaft, verschiedene Ansätze auszuprobieren, sind entscheidend, um ein effektives Selbstmanagement zu erreichen, das sowohl den kurzfristigen Aufgaben gerecht wird als auch die langfristigen Ziele und Träume unterstützt.
Wie priorisierst du? Nutzt du andere Methoden und was sind deine Erfahrungen? Ich freue mich auf dein Feedback.
Titelfoto von Thomas Bormans auf Unsplash, Foto: Von White House – Eisenhower Presidential Library, Gemeinfrei, Link,
