Vor einiger Zeit habe ich einen Artikel darüber geschrieben, wie hilfreich Checklisten für die tägliche Arbeit sein können. Sie geben Orientierung bei wiederkehrenden Aufgaben und helfen dabei, alles Wichtige im Blick zu behalten und nichts zu vergessen. Dabei kam mir die Idee, eine Checkliste zu erstellen, die unseren Arbeitsplatz an sich betrifft, und im Speziellen die tägliche Arbeit im Homeoffice. Ich habe daher in diesem Beitrag die für mich wichtigsten Punkte zusammengefasst, auf die man bei der Einrichtung und der Arbeit im Homeoffice achten sollte.
Arbeiten in den eigenen vier Wänden
Spätestens seit der Corona-Pandemie ist der heimische Schreibtisch für viele zu einem regelmäßigen Arbeitsplatz geworden. Und auch wenn mittlerweile viele Menschen wieder an ihre Schreibtische in den Unternehmen zurückgekehrt sind, ist das Homeoffice doch für manche zum neuen Dauerarbeitsplatz geworden. Und für Selbstständige ist es natürlich schon immer ihr gewohntes Arbeitsumfeld gewesen. Grund genug, um sich den eigenen Arbeitsplatz einmal gründlich anzuschauen.
1. Raumgestaltung und Arbeitspatz
Der eigentliche Arbeitsplatz, dein Schreibtisch, deine Werkbank und dein Arbeitszimmer bilden die Grundlage für deine Arbeit zu Hause. Dieser Platz ist der Ort, an dem du während deiner Arbeit viel Zeit verbringen wirst. Schau dir also als Erstes diesen Bereich gründlich an.
Arbeitstisch
Deine Arbeitsfläche sollte ausreichend groß sein. Es gibt nichts Nervigeres, als die Arbeitsmaterialien ständig von links nach rechts schieben zu müssen, weil der Tisch zu klein ist. Die Höhe des Tisches sollte zudem zu deiner Körpergröße und Sitzhöhe passen.
Ergonomischer Stuhl
Je nach deinem persönlichen Arbeitsstil wirst du mehr oder weniger viel Zeit im Sitzen verbringen. Daher solltest du Wert auf einen bequemen Stuhl legen. Achte darauf, dass er fünf Rollen besitzt und dass er ausreichend Einstellungsmöglichkeiten für Rücken- und Armlehne sowie die Sitzfläche besitzt. Stelle ihn dann entsprechend Deiner Körpergröße ein. Ober- und Unterarme sowie Ober- und Unterschenkel sollten einen Winkel von 90° oder mehr einnehmen. Die Füße befinden sich auf dem Boden (nutze ggf. eine Fußstütze). Die Oberkante des Monitors sollte knapp unter Deiner Augenhöhe liegen.
Falls du die Möglichkeit hast, denke über den Einsatz eines höhenverstellbaren Tisches nach. So kannst du auch im Stehen arbeiten und dadurch Fehlhaltungen und Dauerbelastungen reduzieren.
Detaillierte Informationen zu Ergonomie am Arbeitsplatz kannst du bei deiner Krankenkasse erfragen oder im Onlineangebot der Berufsgenossenschaften finden.
Gutes Licht
Sorge für ausreichende Beleuchtung, idealerweise natürliches Licht, um die Augenbelastung zu minimieren. Vermeide es, den Schreibtisch vor ein Fenster zu stellen. Das Fenster sollte auch nicht direkt in deinem Rücken sein, um Spiegelungen auf deinem Bildschirm zu vermeiden.
Klare Trennung von Arbeits- und Privatbereich
Richte deinen Arbeitsplatz so ein, dass du eine klare Grenze zu deinem Arbeitsbereich ziehst. Alles außerhalb dieser Grenze ist arbeitsfreie Zone. Sollte sich dein Arbeitsplatz aufgrund der räumlichen Möglichkeiten mit deinem Privatbereich vermischen, sorge am Ende Deines Arbeitstages dafür, dass du deine Arbeitsunterlagen wegräumst. Dadurch verhinderst du, dass deine Arbeit auch in deiner privaten Zeit sichtbar ist.
Vermeide es außerdem, an Plätzen zu arbeiten, die normalerweise für deine Erholung gedacht sind oder die deine Lieblingsplätze darstellen. Arbeiten im Bett oder auf deiner Lieblingscouch sollten Tabu sein.
2. Technik & Co
Ein Homeoffice ohne technische Geräte und Equipment ist kaum vorstellbar und unverzichtbar. Daher sollten die genutzten Geräte einwandfrei funktionieren und ihre Arbeit verrichten.
Technische Ausstattung
Überprüfe, ob dein technisches Equipment voll funktionsfähig und in einwandfreiem Zustand ist. Ablenkungen durch technische Probleme bei Computer, Monitor und anderen Geräten beinträchtigen deinen Arbeitsfluss und können frustrieren.
Kommunikationsmittel
Wenn du viel mit Kundinnen und Kollegen kommunizierst, stelle sicher, dass deine Kommunikationsmittel (z.B. Headset, Webcam) einwandfrei funktionieren und du gut zu hören und zu sehen bist. Mache im Zweifel Testanrufe.
Kabelmanagement
Vermeide Kabelsalat durch eine sinnvolle Kabelorganisation. Verwende Kabelclips oder -kanäle, um Kabel ordentlich zu bündeln und dadurch Unordnung zu reduzieren und Unfälle durch Stolpern zu vermeiden.
3. Organisation
Der technisch beste ausgestattete Arbeitsplatz und das schickste Zimmer sind von geringem Nutzen, wenn man sich bei der Arbeit nicht sinnvoll und effizient organisiert. Deshalb kommen im Folgenden einige Tipps, wie du dich und dein Arbeitsumfeld optimal strukturieren kannst.
Notwendige Utensilien sinnvoll anordnen
Ordne Dein Arbeitsequipment sinnvoll an deinem Arbeitsplatz an. Gehe dabei wie folgt vor: ständig benötigte Dinge solltest du in unmittelbarer Griffweite platzieren (zum Beispiel Büroartikel wie Stifte, Notizblöcke und Klebezettel). Equipment, das du häufig, aber nicht ständig benötigst, findet im näheren Umfeld seinen Platz (z.B. in Schubladen unter dem Schreibtisch). Bewahre selten benötigte Materialien in einem Schrank auf, vielleicht sogar in einem anderen Raum. Diese Sachen musst du nur gelegentlich hervorholen.
Ablagen und Stauraum definieren
Nutze beschriftete Ablagefächer, Organizer oder Schubladen, um deinen Arbeitsbereich klar zu strukturieren und aufgeräumt zu halten. So hat alles seinen festen Platz und du musst nicht danach suchen.
Die 5S-Methode kann dir bei der Strukturierung und Organisation deiner Arbeitsmaterialien und Unterlagen helfen.
Digitale Dateiorganisation
Lege klare Dateistrukturen auf deinem Computer an, um Dokumente schnell zu finden. Dort gelten die gleichen Spielregeln wie auf deinem Schreibtisch.
Benenne alle Dateien eindeutig und lege sie strukturiert ab. Dabei kannst du genauso vorgehen wie bei deinen physischen Dokumenten und Utensilien. Aktuell und häufig benötigte Dokumente sollten mit nur einem oder wenigen Klicks erreichbar sein. Ältere und archivierte Dokumente können tiefer in der Ordnerstruktur abgespeichert werden. Mit Sprunglisten, Verknüpfungen und Favoriten kannst du dir zusätzliche Abkürzungen schaffen.
Falls du mehr über das Organisieren der digitalen Ablage erfahren möchtest, schau dir meinen Artikel Digitale Ablage organisieren – In 6 Schritten zum Erfolg an. Dort habe ich ausführlich beschrieben, wie du Ordnung auf der Festplatte schaffst.
To-Do-Liste
Erstelle täglich eine To-Do-Liste und mache sie sichtbar, zum Beispiel auf einem Zettel an einer Pinnwand oder in einer App auf deinem Desktop oder Handy. Dadurch behältst du den Überblick und kannst dir deine Prioritäten setzen.
Ablage für laufende Aufgaben und Projekte
Richte eine spezielle Ablage für laufende Projekte und deine aktuellen Aufgaben ein, um schnellen Zugriff zu gewährleisten.
Kalender für Termine
Auch ein Kalender sollte nicht fehlen, den du immer im Blick hast und auf dem du alle Deine Termine, Meetings und Deadlines im Blick hast.
Notizblock
Habe immer einen Notizblock (oder eine digitale App) griffbereit, um spontan wichtige Gedanken und Aufgaben festzuhalten. Dadurch musst du dir nichts merken und dein Kopf ist frei für deine aktuelle Aufgabe.
4. Routinen
Es gibt Tätigkeiten und Abläufe, die immer wieder getan werden sollten, um den Arbeitsplatz dauerhaft in einem guten Zustand zu halten. Das kann manchmal lästig sein, hilft aber dabei, dass du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
Backup-Routine
Sichere regelmäßig deine Dateien, um Datenverlust zu verhindern. Das geht bei entsprechender Einrichtung auch automatisch, so dass du dir darum im besten Fall gar keine Gedanken machen musst.
Plan B
Erstelle Dir Notfallpläne für kritische Ereignisse, wie zum Beispiel den Ausfall der Internetverbindung oder anderer technischer Utensilien. Auch bei spontanen Verschiebungen und Absagen von Terminen ist es immer hilfreich, Alternativen zu haben, um die Zeit anderweitig sinnvoll nutzen zu können.
Pausen einplanen
Mache regelmäßig Pausen, um dich zu erholen und produktiv zu bleiben. Denn Dein innerer Akku bleibt nicht immer bei einhundert Prozent. Du musst ihn regelmäßig aufladen.
Wie wichtig Pausen sind und wann und wie du sie am besten einplanst, kannst du in meinem Artikel Wie Pausen dich produktiver machen nachlesen.
Reinigungsroutinen
Halte deinen Arbeitsplatz regelmäßig sauber, um eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Aufräumen am Ende des Tages
Schließe den Arbeitstag mit einem kurzen Aufräumen ab, um den nächsten Tag organisiert zu beginnen. Falls du Deinen Arbeitsplatz nicht klar von deinen privaten Bereichen abtrennen kannst, versuche möglichst alles, was an die Arbeit erinnert, zum Feierabend hin so zu verstauen, dass deine Unterlagen und Arbeitsutensilien nicht mehr sichtbar sind. Dadurch hast du eine klare optische und gedankliche Trennung.
5. Wohlfühlen
Neben der ergonomischen und organisatorischen Einrichtung deines Homeoffice darf auch der Wohlfühlfaktor nicht zu kurz kommen. Denn nicht immer macht die Arbeit Spaß. Daher ist es auch wichtig, auf das eigene Wohlbefinden zu achten.
Bequeme Kleidung
Arbeite in den Sachen, in denen du dich wohl fühlst und die du bei direktem Kontakt mit Kollegen und Kundinnen zum Beispiel in Videokonferenzen für angemessen hältst.
Das gilt nicht nur für das Homeoffice, sondern auch generell. Verkleide dich nicht und bleibe authentisch.
Persönliche Note
Neben den Dingen, die du für die Arbeit benötigst, umgebe dich auch mit persönlichen Gegenständen, die dir das Arbeiten angenehmer machen und dich motivieren. Alles ist erlaubt. Dekoriere dein Umfeld nach Belieben zum Beispiel mit Fotos, Kunst, Zitaten, Gerüchen und Gegenständen von persönlichem Wert.
Lass Leben ins Zimmer
Zimmerpflanzen können deinen Arbeitsbereich zusätzlich beleben und sorgen für eine positive Atmosphäre. Dein Haustier gibt dir zusätzliche Energie und einen Ausgleich? Lass deine Katze und deinen Hund „mitarbeiten“.
Notfall-Snackvorrat
Halte gesunde Snacks in Griffweite, um Energie aufzutanken. Kleingeschnittenes Obst und Gemüse gibt dir die nötige Energie in Phasen, wo es vielleicht gerade nicht so gut läuft.
6. Familie & Zusammenleben
Die Arbeit im Homeoffice ist grundsätzlich flexibler als im Büro. Das ist für die meisten von uns positiv, sorgt aber auch dafür, dass man eine gewisse Disziplin einhalten muss. Schnell kann es passieren, dass man länger arbeitet als gewollt oder Arbeitsphasen zu häufig durch private Dinge unterbrochen werden.
Arbeitszeiten festlegen
Definiere klare Arbeitszeiten, um Arbeit und Freizeit zu trennen und Überarbeitung zu vermeiden. Orientiere dich dabei auch an deiner persönlichen Leistungskurve. In meinem Beitrag über Timeboxing habe ich die Leistungskurve näher erklärt.
Flexibilität in der Arbeitszeit
Auch wenn du klare Arbeitszeiten definiert hast, achte ebenso auf die familiären Bedürfnisse. Diese sollten wenn möglich nach klaren Zeit-Spielregeln ablaufen.
Familienkalender nutzen
Im Homeoffice vermischen sich zwangsläufig Arbeit und Privates. Ergänze daher in deinem Kalender auch deine privaten Termine, damit es bei deinen Verpflichtungen nicht zu Kollisionen kommt oder du etwas vergisst.
Familienkommunikation
Besprich deine Arbeitszeiten zu Beginn des Tages oder der Woche mit der Familie, um gegenseitiges Verständnis und Respekt zu fördern und Störungen während deiner Arbeitsphasen zu minimieren.
Pausenzeit mit der Familie
Deine Pause gehört in erster Linie dir und deiner Erholung. Plane dir aber zusätzlich festgelegte Zeiten mit deiner Familie ein, wie zum Beispiel ein gemeinsames Mittagessen.
Klare Absprachen
Treffe klare Absprachen, zum Beispiel bezüglich Lärmpegel und Unterstützung während deiner Arbeitszeit. In welchen Fällen dürfen zum Beispiel die Kinder oder der Partner ins Arbeitszimmer kommen? Beziehe die Familie in Entscheidungen ein und schaffe ein gemeinsames Verständnis für deine Arbeit.
Fazit
Wie Du gesehen hast, gibt es viele verschiedene Aspekte, die deine Arbeit im Homeoffice ausmachen und beeinflussen können. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und nicht jeder Punkt trifft auf jede Situation zu. Dafür sind unsere Lebensumstände zu vielfältig. Nichtsdestotrotz kannst du diese Checkliste nutzen, um für dich systematisch zu überprüfen, wie du und dein Arbeitsplatz schon organisiert sind und wo es für dich noch Potenzial für Verbesserung gibt. Ich wünsche dir viel Erfolg dabei, dein Homeoffice zu einem Wohlfühlort zu machen.
Ich bin neugierig darauf, welche Optimierungen du an deinem Arbeitsplatz und in deiner Arbeitsorganisation zu Hause vorgenommen hast. Schreib mir gerne in den Kommentaren. Vielleicht hast Du auch noch weitere Punkte, die ich in meine Checkliste mit aufnehmen sollte.
Bilderquellen: Bing Image Creator, Nightcafé Image Creator
