Digitale Ablage organisieren – In 6 Schritten zum Erfolg

Ordnung ist das halbe Leben. Ein ziemlich abgedroschener Satz in dem aber viel Wahres steckt. Meist ist uns bewusst, dass es vermutlich Vorteile hat, sein zu Hause und seinen Arbeitsplatz in Ordnung zu halten und immer wieder regelmäßig den Kampf gegen das Chaos aufzunehmen. 

Chaos benötigt Zeit. Zeit zum Suchen, zum Aufräumen und zum neu Organisieren. Wertvolle Zeit, die viele von uns nicht haben. Besonders für Selbstständige ist dies unbezahlte Mehrarbeit.

Hilfe bekommen wir dabei immer wieder von Ratgebern, Fernsehsendungen und Podcasts. Sie erklären uns immer wieder, wie man die Küchenschränke organisiert, den Kleiderschrank ausmistet und ein wohnliches Umfeld schafft. 

Es gibt Expert:innen zu jeder Art von Ordnungssystem, das jeden Aspekt unseres Lebens berücksichtigt. Marie Kondo kennt vermutlich jeder.

Doch ein Bereich unseres Alltags bleibt dabei immer wieder unbeachtet und findet sich in keinem dieser Ratgeber: Unser Computer.

Dabei ist der Computer oder das Handy ein unverzichtbarer Teil unseres Alltags und wird genauso als Arbeitsplatz, kreativer Raum und Ablage für alles Mögliche genutzt. Daher sollte er auch mit der gleichen Sorgfalt bedacht werden, wie die übrigen Bereiche.

Denn es ist doch oft so: Sobald man den Computer einschaltet, empfängt viele von uns das digitale Chaos. Es ist ja auch zu verlockend. Speicherplatz ist spätestens durch Cloud-Speicher nahezu unbegrenzt verfügbar geworden. Also speichern und horten wir alles Digitale, was uns vor die Linse oder auf die Festplatte gerät.

Und das Gemeine ist: Diese digitalen Informationen nehmen physisch keinen Platz weg, stehen somit auch nicht im Weg und stören nicht. Sobald man den Laptop zugeklappt hat, ist das Chaos verschwunden.

Aber ist das tatsächlich so? Macht es nicht vielleicht doch Sinn, sich auch einmal mit der digitalen Ordnung zu beschäftigen?  Und warum sollte man sich überhaupt die Mühe machen, eine solche Struktur zu erstellen?

Stell dir einfach mal vor, jede Datei, jedes Dokument und jedes Foto wäre genau dort, wo du es erwartest, ohne Suchen und ohne Stress. Das klingt doch verlockend, oder? Dieser Zustand ist nicht nur wünschenswert, sondern mit dem richtigen Ansatz sogar leicht erreichbar.

Letztendlich ist es wie in einer gut organisierten Küche, in der alles seinen Platz hat und man das richtige Messer blind aus der Besteckschublade greifen kann. 

In diesem Artikel möchte ich dir das Geheimnis einer perfekten digitalen Ordnerstruktur zeigen, die speziell darauf ausgerichtet ist, deinen Alltag zu erleichtern. Ich führe dich durch sechs essenzielle Schritte – vom ersten Bewusstsein über die Notwendigkeit einer solchen Struktur bis hin zu fortgeschrittenen Techniken, die deine Effizienz steigern. Du lernst, wie du ausmistest, was wirklich zählt, und wie du mit cleveren Benennungsregeln eine Umgebung schaffst, in der du dich blind zurechtfindest.

Was versteht man unter digitaler Ablage?

Die digitale Ablage ist die elektronische Variante eines Aktenordners. Briefe, Versicherungsunterlagen, Rechnungen, Verträge und andere Papierdokumente sammelst du in Ordnern, die du beschriftest und die du dann in einen Schrank stellst.

Genauso gehst du auch mit deinen digitalen Dokumenten und Dateien um. Auch auf deinem Computer kannst du diese Dokumente in Ordnern zusammenfassen und diese wiederum in übergeordneten Ordnern, quasi den Aktenschränken oder Schrankfächern, organisieren.

Damit deine digitale Ordnung auch optimal funktioniert, folge am besten den den 6 Schritten weiter unten, um dir ein effizientes und gut strukturierten Ablagesystem zu schaffen.

Brauche ich ein Dokumentenmanagementsystem?

Seine digitalen Dateien und Dokumente zu organisieren, kann eine Herausforderung sein. Und deshalb gibt es viele Anbieter von sogenannten Dokumentenmanagementsystemen, kurz DMS, die versprechen, Ordnung in das Dokumentenchaos zu bringen. Und das können viele von ihnen auch bestimmt sehr gut. Im Unternehmeskontext haben solche DMS auf jeden Fall ihre Berechtigung.

Doch wenn es um die eigene private oder berufliche Ablage geht, zum Beispiel als Selbstständiger, ist solch ein System meist völlig unnötig. Denn mit wenig Aufwand kann man sich eine digitale Ablage nach eigenen Vorstellungen gestalten, ohne auf eine zusätzliche Software angewiesen zu sein. Diese kostet außerdem Geld, und man muss sich meist erst in die Technik einarbeiten.

Diese Zeit kannst du meiner Meinung nach sinnvoller investieren.
Warum es sich lohnt, etwas Zeit in die digitale Ablage zu stecken, erkläre ich dir jetzt. Und damit tauchst du bereits in den ersten Schritt zur Erstellung deiner neuen Dateiorganisation ein.

1. Brauche ich überhaupt eine Ordnerstruktur? 

Hast du jemals wertvolle Minuten oder gar Stunden damit verbracht, eine bestimmte Datei zu suchen, die du für deine Arbeit oder ein persönliches Projekt benötigst? Die meisten von uns können diese Frage mit einem deutlichen “Ja” beantworten. Dabei ist es gar nicht so schwer, dieses alltägliche Chaos in ein effizientes System zu verwandeln. Die Lösung ist eine strukturierte digitale Ordnerstruktur, die nicht nur das lästige Suchen überflüssig macht.

Ordnung vs. Chaos: Die Vorteile einer strukturierten Dateiablage

Im Privatleben ist es vielleicht nicht so wichtig, aber im Beruf und professionellen Umfeld ist die Fähigkeit, schnell und effizient auf benötigte Daten zugreifen zu können, entscheidend. 

Dabei schafft eine gut organisierte Ordner- und Dateistruktur nicht nur Ordnung in der digitalen Unordnung, sondern hilft auch dabei, unser Denken klarer zu strukturieren. Sie ermöglicht es uns, Informationen logisch zu gruppieren, was den Zugriff darauf vereinfacht und beschleunigt. Der direkte Vergleich zwischen einem strukturierten und einem chaotischen System zeigt die unmittelbaren Vorteile: Wo das Chaos Stress und Frustration verursacht, schafft die Ordnung Klarheit und Ruhe.

Effizienzsteigerung: Wie Zeitersparnis und Stressreduktion Hand in Hand gehen

Die Einführung einer durchdachten Ordnerstruktur führt ganz klar zu einer signifikanten Effizienzsteigerung. Sie ermöglicht es, Dateien mit minimalem Aufwand zu speichern, zu finden und zu teilen. Die Zeit, die sonst für das Durchsuchen ungeordneter Verzeichnisse aufgewendet wurde, kann stattdessen produktiver genutzt werden. 

Dabei geht es aber nicht nur um die quantitativ gewonnene Zeit, sondern auch um die Qualität der gewonnenen Arbeitsstunden. Durch das Reduzieren von Stress, der mit der Suche nach verlorenen Dateien einhergeht, schaffen wir eine ruhigere, fokussiertere Arbeitsumgebung.

Kognitive Entlastung: Der Einfluss auf das Arbeitsgedächtnis

Zur eigentlichen Zeitersparnis kommt noch ein anderer wichtiger Faktor hinzu. Eine unorganisierte Dateiablage führt dazu, dass wir im Gehirn unbewusst eine „Landkarte“ unserer Festplatte erstellen. Auf dieser Karte speichern wir die Wege zu unseren wichtigsten Dokumenten und Dateiordnern ab. Da die Dokumentenstruktur oft nicht logisch aufgebaut ist, müssen wir uns diese Karte einprägen, um durch den Dschungel unserer Dateien zu navigieren. 

Das ist auf Dauer nicht nur anstrengend, sondern auch fehleranfällig. Und dann beginnt wieder das Suchen.

Indem wir eine strukturierte digitale Umgebung schaffen, in der jede Datei und jedes Dokument seinen Platz hat, reduzieren wir die Anstrengung, die unser Gehirn leisten muss. Dies führt zu einer klareren Denkweise und erhöht unsere Fähigkeit, komplexe Aufgaben effektiver zu bewältigen.

Zeitersparnis, Stressreduktion und ein freier Kopf: Drei Gründe, um sich endlich einer organisierten digitalen Ordnerstruktur zu widmen.

In den folgenden Kapiteln zeige ich dir detailliert, wie das für dich optimale Ordnungssystem aussieht und wie du es Schritt für Schritt in deinem eigenen digitalen Leben implementieren kannst.

2. Richtig digital Ausmisten: Weniger ist mehr

Nachdem du die Notwendigkeit einer strukturierten digitalen Ordnerstruktur für dich erkannt hast, steht der nächste wichtige Schritt hin zur digitalen Ordnung an: das digitale Ausmisten. 

Denn genau wie beim physischen Organisieren von Kleiderschrank, Arbeitszimmer und Co. geht es zunächst darum, das Notwendige vom Überflüssigen zu trennen. Also raus mit dem alten Krempel. (Wie du Ordnung und Struktur auch in deinem Arbeitszimmer schaffst, kannst du in meinem Artikel Schreibtisch organisieren leicht gemacht – Die 5S-Methode nachlesen.)

Es geht um den Prozess des Sichtens, Bewertens und Aussortierens deiner digitalen Bestände. Richtiges Ausmisten schafft nicht nur den benötigten virtuellen Raum für eine effiziente Organisation, sondern befreit auch mental von überflüssigem Ballast. 

Bestandsaufnahme: Sichten und Bewerten der vorhandenen Dateien

Bevor du beginnst, auszusortieren, ist es wichtig, einen genauen Überblick über das zu bekommen, was du besitzt. Es ist wie beim Entrümpeln des Kleiderschranks. Du wühlst dich durch alle Fächer und Regale und entdeckst dabei vielleicht sogar Dinge, die du schon längst vergessen hast.

Beginne also damit, alle deine Dateien und Ordner durchzugehen. Und damit sind wirklich ALLE Dateien gemeint. Das kann unter Umständen sehr lange dauern. Also mach dir einen Tee, nimm dir genügend Zeit und klicke dich durch die Untiefen deiner Festplatte.

Dabei ist es hilfreich, systematisch vorzugehen und von einem übergeordneten Verzeichnis zum nächsten zu navigieren, um sicherzustellen, dass kein Bereich und keine Unterordner übersehen werden.

Aussortieren mit System: Kriterien für das Behalten oder Löschen von Dateien

Das Aussortieren deiner digitalen Dateien kann eine Herausforderung sein, besonders wenn es um Dokumente geht, die vielleicht irgendwann noch nützlich sein könnten. Um diesen Prozess zu erleichtern, ist es sinnvoll, klare Kriterien für das Behalten oder Löschen von Dateien zu definieren. Einige nützliche Richtlinien könnten sein:

• Relevanz: Ist die Datei aktuell und nützlich für laufende oder zukünftige Projekte?
• Redundanz: Existieren Duplikate oder ältere Versionen von Dokumenten, die nicht mehr benötigt werden?
• Regulatorische oder rechtliche Anforderungen: Gibt es Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente, die beachtet werden müssen?
• Emotionale Bindung: Bei persönlichen Dateien wie Fotos oder Videos kann die Entscheidung schwieriger sein. Hier kann es helfen, zu überlegen, ob die Datei positive Erinnerungen weckt.

Diese Fragen helfen dir, eine Entscheidung darüber zu treffen, welche Dateien behalten, und welche gelöscht werden sollten.

TIPP
Du bist dir bei einer Datei noch nicht sicher, was du damit machen sollst? Dann erstelle dir vorübergehend einen Ordner und benenne ihn zum Beispiel mit „Entscheidung ausstehend“. Dort speicherst du alle Dateien und Dokumente, die du noch klären musst. Aber Achtung! Am Ende deiner digitalen Neuordnung sollte dieser Ordner wieder leer sein.

Digitales Aufräumen im Team: Alle wollen mitreden

Sich allein durch das digitale Dickicht zu kämpfen ist schon herausfordernd. Doch wenn auch noch andere Personen mit im Spiel sind, wird es erst recht zu einer großen Aufgabe.

Im beruflichen Umfeld gibt es meist nicht nur den persönlichen Speicherplatz auf der Festplatte oder ein eigens zugewiesene Nutzerlaufwerk, sondern meist auch noch Serverumgebungen oder Cloudspeicher, die von Teams, Abteilungen oder dem gesamten Unternehmen gemeinsam genutzt werden. 

Dann kann es schnell zu einem großen Chaos kommen, wenn jedes Teammitglied für sich damit anfängt, Dateien zu sichten und vielleicht sogar zu löschen.

Daher ist es wichtig, vor dem digitalen Ausmisten mit allen Beteiligten klare Regeln zu definieren.

• Wer soll sich um welche Ordner oder Laufwerke kümmern?
• Welche Spielregeln gelten?
• Was wird bei Unklarheiten gemacht?

Dadurch werden Unstimmigkeiten vermieden und nichts landet unbeabsichtigt im digitalen Mülleimer.

TIPP
Führe eine solche Aktion im Team oder Unternehmen nicht nebenbei durch, sondern mache es zu einem richtigen Projekt. Die Bedeutung einer guten Ordnerstruktur und der Aufwand, eine solche zu schaffen, wird sehr oft unterschätzt.

Richtiges Ausmisten ist der erste entscheidende Schritt auf dem Weg zu einer perfekten digitalen Ordnerstruktur. Es verschafft dir nicht nur einen ersten klaren Überblick über deine digitalen Ressourcen, sondern trägt auch dazu bei, ein Gefühl von Leichtigkeit und Loslassen zu schaffen. Mit jedem gelöschten, unnötigen Dokument machst du einen Schritt in Richtung einer organisierten, stressfreien digitalen Umgebung. 

Im nächsten Kapitel werden wir uns ansehen, wie du mit der 7-Ordner-Methode deine Dokumente sinnvoll organisieren kannst, um diesen neu gewonnenen Freiraum optimal zu nutzen.

3. Die Dateiablage organisieren mit Hilfe der 7-Ordner-Methode

Das digitale Ausmisten ist abgeschlossen und der Weg frei für eine effizientere Organisation. Der nächste logische Schritt ist nun, Ordnung in deine digitale Landschaft zu bringen und dadurch nachhaltig produktiver zu werden.  Und dafür gibt es ein einfaches und sehr hilfreiches Werkzeug: die 7-Ordner-Methode. 

Diese Methode basiert auf der psychologischen Erkenntnis, dass Menschen dazu neigen, Informationen in Gruppen von bis zu sieben Elementen am effektivsten zu verarbeiten. Diesen Effekt können wir nutzen und eine digitale Umgebung schaffen, die es uns einfach macht, die gesuchten Informationen schnell und ohne Schwierigkeiten zu finden.

Die Magische Zahl Sieben: Grundlagen des 7-Ordner-Systems

Der US-amerikanische Psychologe George A. Miller forschte seit den 1950er Jahren im Bereich der kognitiven Neuropsychologie. In seinem bekanntesten Artikel „The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information” beschäftigte er sich mit der Merk- und Erfassungsfähigkeit des menschlichen Gehirns. Er stellte fest, dass die menschliche Kapazität zur Aufrechterhaltung des Überblicks über eine Gruppe von Objekten bei etwa sieben (+/-2) liegt. Diese Zahl 7 wird seitdem auch als die Millersche Zahl bezeichnet.

Übertragen auf die digitale Dateiorganisation bedeutet dies, dass eine Struktur mit bis zu sieben Hauptordnern ideal ist, um den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Von Hauptordnern zu Unterordnern

Um das 7-Ordner-System effektiv zu implementieren, beginne mit sieben Hauptordnern, die dann als erste Sortierungsebene dienen.

Schritt 1:
Kategorisierung: Überlege dir, welche Hauptkategorien den Großteil deiner Dateien abdecken können. Diese könnten beispielsweise Finanzen, Projekte, Persönliches, Weiterbildung, Gesundheit, Hobbys und Beruf umfassen. 

Schritt 2:
Hauptordner erstellen: Lege für jede der definierten Hauptkategorien einen Ordner an. Mache das im vom Betriebssystem vorgesehenen Ordner „Dokumente“. Diesen findest du über den Windows Explorer bzw. den Finder beim Mac.

Schritt 3: 
Dateien zuordnen: Beginne nun, deine Dateien den entsprechenden Ordnern zuzuweisen und verschiebe sie in die neu erstellten Ordner.

Schritt 4:
Wenn alle Dateien in die neuen Ordner verschoben sind, kannst du mit der Organisation jedes Hauptordners beginnen und ihn wiederrum in bis zu sieben (+/- zwei) Unterordner aufzuteilen.

Schritt 5:
Füge bei Bedarf weitere Unterebenen hinzu.

TIPP
Meiner Erfahrung nach reichen maximal 4 Ordnerebenen aus, um alle Dateien und Dokumente in einer ausreichend detaillierten und logischen Struktur abzulegen. Noch mehr Ebenen sorgen meist dafür, dass die Übersichtlichkeit wieder abnimmt oder der Aufwand, sich bis zur untersten Ordnerebene durchzuklicken, unverhältnismäßig groß wird.

Anpassung der digitalen Ablage an den eigenen Arbeitsstil

Das Schöne am 7-Ordner-System ist seine Flexibilität. Es lässt sich leicht an deinen persönlichen Arbeitsstil und deine Bedürfnisse anpassen. Vielleicht benötigen manche Bereiche deines Lebens oder deiner Arbeit mehr Unterkategorien, während andere mit weniger auskommen. Es gibt kein richtig oder falsch.

Das System gibt dir außerdem die Freiheit, nach Bedarf jederzeit Anpassungen vorzunehmen, solange die Gesamtstruktur übersichtlich und handhabbar bleibt. Wichtig ist, dass das System für dich funktioniert und deine Produktivität fördert.

Welche Ordner brauche ich für meine Ablage?

Allgemein ist es sinnvoll, Berufliches und Privates möglichst zu trennen. Entweder durch die Verwendung von unterschiedlichen Geräten oder aber durch einen Dateipfad, der direkt in der ersten Ebene zwischen Beruf und Privatem unterscheidet.

Frage dich dann, welche Hauptthemen du abdecken möchtest, z.B. was deine Familie betrifft, Finanzen, Hobbys, Gesundheit, Vereine, Ehrenämter, Reisen, usw.

Eine erste Ordnerstruktur könnte also so aussehen:

• Privat
  • Rechnungen
  • Versicherung
  • Hobby xy
  • Verein xy
  • Gesundheit
  • Kinder
  • Reisen
• Beruf
  • Projekte
  • Abrechnungen
  • Vorlagen
  • Weiterbildung
  • Dienstreisen

Falls du weitere Inspiration benötigst, wie du deine Dateiablage sinnvoll organisieren kannst, habe ich dir hier noch einige Beispiele zusammengestellt. Dies sind natürlich nur Anregungen. Da jeder von uns eigene Anforderungen, Vorlieben und Organisationsmethoden hat, passe diese Beispiele einfach an deine Bedürfnisse an.

4. Benennungsregeln für Dateien: Klarheit schaffen

Nachdem du deine digitale Welt jetzt erfolgreich organisiert hast, ist es an der Zeit, das Augenmerk auf einen weiteren entscheidenden Faktor für deine effiziente digitale Ordnung zu legen: die Benennung von Dateien. 

Die Art und Weise, wie wir unsere Dateien benennen, spielt eine wesentliche Rolle dabei, wie schnell und einfach wir die Informationen finden können, die wir benötigen. In diesem Kapitel schauen wir uns die Grundlagen der Dateibenennung genauer, die deine digitale Effizienz weiter steigern werden.

Grundlagen der Dateibenennung: Was einen guten Dateinamen ausmacht

Das A und O einer guten Dateibenennung sind Einheitlichkeit, Klarheit und Präzision. Ein effektiver Dateiname kommuniziert klar und deutlich seinen Inhalt, Kontext und gegebenenfalls den Status. 

Eine einheitliche Benennungsstrategie erleichtert es, Dateien zu identifizieren und zu kategorisieren sowie den Inhalt der Datei im besten Fall bereits am Namen zu erfassen, ohne die Datei öffnen zu müssen. Hier sind einige grundlegende Tipps, um dies zu erreichen:

• Verwende beschreibende Namen: Ein Dateiname sollte auf einen Blick vermitteln, was die Datei beinhaltet.
• Vermeide zu allgemeine Begriffe: Namen wie “Dokument1” oder “Notizen” sind zu vage und tragen nicht zur Klarheit bei.
• Halte dich kurz, aber informativ: Ein guter Dateiname ist prägnant, lässt aber keine wichtigen Informationen aus.
• Verwende spezifische Details: Angaben wie Projektname, Dokumentenart (zum Beispiel Rechnung, Angebot, Brief) können die Identifizierung erleichtern
• Nutze logische Abkürzungen: Abkürzungen können die Lesbarkeit erhöhen, solange du sie verstehst und konsequent nutzt
• Versionierung: Wenn du Dokumente mit unterschiedlichen Versionsständen hast, benenne sie logisch (zum Beispiel mit aufsteigender Nummer wie „Version 1“, Version 2“)
• Vermeide Sonderzeichen: Bestimmte Zeichen können auf verschiedenen Betriebssystemen Probleme verursachen. Halte dich an Buchstaben, Zahlen und Symbole, die auf der Tastatur aufgeführt sind
• Berücksichtige die Sortierreihenfolge: Betriebssysteme sortieren Dateien standardmäßig meist alphabetisch. Strategische Präfixe oder das Datum am Anfang des Dateinamens können helfen, eine sinnvolle Reihenfolge zu gewährleisten.
• Datum im Dateinamen: Das Einbeziehen von Datumsangaben im Format JJJJMMTT (z.B. “20240315_Jahresbericht.pdf”) erleichtert Identifizierung von Dateien und hilft bei der Sortierung.

Wenn du dich an diese Regeln hältst, schaffst du eine solide Grundlage für eine klare, konsistente und effiziente Dateibenennung. 

5. Nachhaltigkeit gewährleisten: Digitale Ordnung halten

Du hast bereits einen Riesenschritt hin zu einer effizienten digitalen Ordnerstruktur und somit hin zu mehr Produktivität und weniger Stress gemacht. Doch die eigentliche Herausforderung liegt jetzt darin, diese Ordnung langfristig aufrechtzuerhalten. 

Genauso wie der Kleiderschrank oder die Schreibtischschublade neigt auch die digitale Ablage dazu, wieder im Chaos zu versinken, wenn man ihr nicht regelmäßige Aufmerksamkeit widmet. 

Regelmäßige Überprüfungen: Die Ordnerstruktur aktuell halten

Deine digitale Dateiablage ist kein statisches, sondern ein lebendes und sich ständig veränderndes System. Immer wieder kommen neue Dateien hinzu, bestehende werden verändert und kopiert, manche werden überflüssig. Und ohne regelmäßige Überprüfungen kann selbst die ausgeklügeltste Ordnerstruktur schnell an Übersichtlichkeit verlieren. Beachte daher folgende Punkte:

• Regelmäßigkeit: Setze dir regelmäßige Termine, in denen du deine Dateien und Ordner durchgehst. Je mehr Dokumente du erstellst oder bearbeitest, umso häufiger solltest du diese Termine setzen. Diese regelmäßigen “digitalen Aufräummomente” helfen, Ordnung zu bewahren und Ansammlungen von unnötigen Dateien zu vermeiden.
• Überprüfe die Relevanz: Frage dich bei jeder Datei und jedem Ordner, ob sie bzw. er noch deinen aktuellen Anforderungen entspricht. Ist das nicht der Fall, solltest du überlegen, sie zu archivieren oder zu löschen.
• Aktualisiere die Struktur: Das Wachstum und die Veränderung deiner Projekte oder Interessen können Anpassungen an deiner Ordnerstruktur nötig machen. Sei offen dafür, neue Ordner hinzuzufügen, überflüssige zu entfernen oder die Struktur anzupassen, um sie effizienter zu gestalten.

TIPP
Arbeitest du täglich mit vielen neuen Dateien und Dokumenten? Dann speichere sie über den Tag zunächst auf dem Desktop. Am Ende deines Arbeitstages nimmst du dir dann ein paar Minuten Zeit, um die Dateien sinnvoll zu benennen und in den passenden Ordner zu verschieben. So ist dein digitaler Schreibtisch immer aufgeräumt.
Mehr zu einer strukturierten Tagesroutine kannst du im Artikel Masterplan für Deine Tagesstruktur: Wie Du mit Time Boxing das Beste aus deinem Tag machst nachlesen.

Durch die Integration dieser Praktiken in deinen Alltag wird die Aufrechterhaltung einer effizienten digitalen Umgebung schnell zur Routine.

6. Abkürzungen zu den wichtigsten Dokumenten

Deine neue digitale Dateiorganisation ist jetzt fertig. Deine Ordnerstruktur ist logisch aufgebaut, jedes Dokument und jede Datei hat einen passenden Ort, und alle Dokumente sind sinnvoll und eindeutig benannt.

Bei der täglichen Arbeit wirst du dann sicherlich schnell merken, dass du bestimmte Dateien und Dokumente immer wieder benötigst. Und dann kann es mitunter mühsam sein, sie zu öffnen, wenn sie sich etwas tiefer in deiner Ordnerstruktur befindet.

Da wäre es doch praktisch, wenn es eine Abkürzung zu diesen Dokumenten gäbe, die mit einem oder wenigen Klicks erreichbar ist. Und natürlich gibt es sowohl auf Windows-Computern als auch auf Mac-Geräten verschiedene Möglichkeiten, Dokumente effizienter und schneller zu erreichen. Ein paar dieser Abkürzungen möchte ich dir im Folgenden vorstellen.

Verknüpfungen

Eine einfache Möglichkeit, mit nur einem Klick zu einer in der Ordnerstruktur gespeicherten Datei zu gelangen, ist die sogenannte Verknüpfung. Diese gibt es sowohl auf Windows-Geräten als auch auf dem Mac, dort heißt sie allerdings „Alias“.

Eine Verknüpfung legst du ganz einfach wie folgt an:

1. Markiere die Datei, zu der du eine Verknüpfung erstellen möchtest.
2. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Datei.
3. Für Windows: Wähle „Verknüpfung erstellen.
   Für Mac: Wähle „Alias erstellen“.
4. Es wird ein neues Dateisymbol mit der Erweiterung „Verknüpfung von…“ bzw. „…Alias“ im Dateinamen erzeugt. Dass es sich um eine Verknüpfung und keine neue Datei handelt, erkennst du auch an einem kleinen Pfeil im Dateisymbol.
5. Diese Verknüpfung kannst du jetzt auf deinen Desktop verschieben. Die eigentliche Datei verbleibt dabei an ihrem ursprünglichen Ort.
6. Durch einen Klick auf die Verknüpfung kannst du jetzt ganz einfach zur eigentlichen Datei gelangen. Die Verknüpfung dient also als Eingangstor.
7. Wenn du die Verknüpfung nicht mehr benötigst, kannst du sie ganz einfach löschen. Keine Angst, die eigentliche Datei wird dabei nicht gelöscht.

TIPP
Sammele nicht zu viele Verknüpfungen auf deinem Desktop und räume regelmäßig auf. So vermeidest du ein aufkommendes Chaos.

Ordnung auf dem Mac – das Dock und Stapel

Das Dock ist die standardmäßig im unteren Bereich des Bildschirms vorhandene Symbolleiste des Mac-Computers. Dort sind deine häufigsten Programme aufgeführt und dort kannst du auch deine häufig verwendeten Dateiordner und Dokumente ablegen. Wie bereits bei den Verknüpfungen bzw. Alias beschrieben, handelt es sich auch dort um Verknüpfungen zu den eigentlichen Dokumenten und Programmen.

So legst du Dateien und Ordner im Dock ab:

1. Wähle die Datei oder den Ordner aus, den du ins Dock aufnehmen möchtest
2. Ziehe die Datei oder den Ordner mit der Maus ins Dock, in den Bereich rechts neben der Trennlinie.
3. Die Datei oder der Ordner ist jetzt im Dock abgelegt und kann per Klick geöffnet werden.
4. Wenn du die Datei oder den Ordner nicht mehr im Dock benötigst, klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle „Optionen > aus dem Dock entfernen“.

Ordnung auf dem Windows-Gerät – Sprunglisten

Vergleichbar mit dem Dock beim Mac ist die Taskleiste bei Windows. Leider ist sie nicht genauso flexibel nutzbar. So lassen sich dort zwar Programme, aber nicht ohne Weiteres auch Dateien ablegen. 

Eine hilfreiche Alternative bieten aber die sogenannten Sprunglisten. Dies sind Listen von zuletzt verwendeten Dokumenten, die auch „angeheftet“, also gespeichert werden können.

Und so gehst du vor:

1. Per Rechtsklick auf das Programm (zum Beispiel Excel), dessen Datei du in einer Sprungliste anheften möchtest, öffnest du die Sprungliste.
2. Deine zuletzt mit diesem Programm bearbeiteten Dateien werden angezeigt.
3. Klicke auf das neben dem Dateinamen erscheinende Pinnadel-Symbol. Daraufhin wird die Datei im oberen Bereich des Menüs „angeheftet“ und du kannst es jederzeit über dieses Menü aufrufen.
4. Für das Anheften von Ordnern gehst du genauso wie in den Schritten 1 bis 3 vor. Die Sprungliste für Ordner findest du durch Rechtsklick auf den Datei-Explorer.

Für Windows und Mac gibt es darüber hinaus noch zahlreiche andere Möglichkeiten, Dateien zu organisieren und schneller zugänglich zu machen (zum Beispiel durch Metadaten bei Windows oder Tags bei Mac). Das würde aber den Rahmen dieses Beitrags deutlich sprengen. Vielleicht werde ich hierzu noch einen weiteren Artikel erstellen.

Solltest du konkrete Fragen haben, schreibe mir gerne eine Nachricht oder nutze die Kommentarfunktion unter diesem Beitrag.

Fazit

Herzlichen Glückwunsch. Du hast es geschafft. Dein Computer verfügt jetzt über eine klare Ordnerstruktur, in der alles seinen Platz hat. Mit wenigen Klicks erreichst du intuitiv die benötigte Datei und du musst nicht mehr danach suchen. 

Vielleicht war es für dich nur eine Kleinigkeit, um zu deinem perfekten System zu gelangen. Vielleicht war es aber auch ein großes Projekt, dass dich viel Zeit und Mühe gekostet hat.

Vielleicht hast du dich auch noch gar nicht an deine digitale Ablage getraut. Brauchst du vielleicht Unterstützung? Kontaktiere mich doch einfach mal und wir schauen gemeinsam, ob und wie ich dich dabei unterstützen kann.

Wie bei allen Themen rund um dein persönliches Zeitmanagement ist es ein Prozess, den man durchläuft und in dem man sich Schritt für Schritt seinem Ziel nähert. Auch beim Thema der digitalen Ordnung ist es nicht anders. 

Bleib am Ball, prüfe dein System regelmäßig darauf, ob es für dich noch funktioniert und passe es bei Bedarf an. Denn genau das wirst du im Laufe der Zeit immer wieder tun. Deine Lebensumstände werden sich immer wieder mal ändern. Du hast einen neuen Job, ein neues Hobby oder deine Familien- und Wohnsituation ändern sich. Das alles hat auch Einfluss auf deine digitale Ordnung. 

Wie hast du deinen Computer organisiert? Hast du Tipps, wie die digitale Ordnung noch besser funktioniert oder du hast noch Fragen? Dann schreib es gerne in die Kommentare.

Titelbild: Chat-GPT