Masterplan für Deine Tagesstruktur: Wie Du mit Time Boxing das Beste aus deinem Tag machst

Jeden Tag beschäftigen wir uns damit, Aufgaben zu planen, zu priorisieren und abzuarbeiten. Und täglich kommen im Beruf, im Studium und auch im Privaten neue To-Dos dazu, andere werden abgehakt. Doch wie integriere ich diese Aufgaben jetzt in meinen Tagesablauf?

In diesem Artikel möchte ich Dir zeigen, wie Du Deinem Tag mit Time Boxing eine Struktur gibst und effektiv und effizient Deine Aufgaben bearbeitest

Grundlagen für eine gute Tagesstruktur

Bevor ich Dir erkläre, was Time Boxing überhaupt ist und wie es funktioniert, solltest Du zunächst prüfen, ob Du die folgenden drei Voraussetzungen geschaffen hast. So kannst Du sichergehen, dass Time Boxing optimal für Dich funktioniert. Natürlich kannst Du die Methode auch ohne diese Grundlagen anwenden. Behalte dann einfach im Hinterkopf, dass Du Dich mit den folgenden Punkten für ein optimales Zeit- und Selbstmanagement auseinandersetzen solltest.

Voraussetzung Nr. 1: Priorisiere Deine Aufgaben

Stelle sicher, dass Du die Punkte auf Deiner To-Do-Liste priorisierst. Am einfachsten geht das mit der Eisenhower-Matrix. Hierbei unterscheidest Du zwischen Aufgaben, die wichtig und dringend sind (A-Aufgaben), die wichtig, aber nicht dringend sind (B-Aufgaben), dringenden, aber nicht wichtigen C-Aufgaben sowie nicht dringenden und nicht wichtigen D-Aufgaben. Wie genau diese Priorisierungsmethode funktioniert habe ich in diesem Artikel detailliert erklärt.

Voraussetzung Nr. 2: Kenne Deine Leistungskurve

Wie Du später im Detail sehen wirst, geht es beim Time Boxing darum, verschiedene Aufgaben sinnvoll über den Tag zu verteilen. Und welche Aufgabe zu welcher Zeit bearbeitet werden sollte, hängt ein Stück weit davon ab, wie leistungsfähig Du zu bestimmten Zeiten im Tagesverlauf bist.

Grundsätzlich ist das Leistungsniveau eines Menschen über den Tagesverlauf nicht immer gleich. Es gibt Phasen, in denen man sich besser konzentrieren kann und Zeiten, in denen man lieber nur leichte Routineaufgaben machen möchte. 

Im Allgemeinen durchlaufen wir am Tag zwei Leistungshochs. Eines am Vormittag und ein etwas Niedrigeres am Nachmittag. Dazwischen befindet sich das bekannte Mittagstief. Die Abbildung zeigt Dir einen solchen typischen Verlauf. 

Natürlich sind nicht alle Menschen gleich, und wir haben auch nicht alle den gleichen Tagesrhythmus. Es gibt Frühaufsteher, Langschläfer, und man unterscheidet auch zwischen den sogenannten Eulen und Lärchen. Daher ist es sinnvoll, wenn Du Deine eigene Leistungskurve kennst und einschätzen kannst, wann Deine Hochs und wann Deine Tiefs sind. Davon hängt nämlich ab, wann Du welche Aufgaben erledigen solltest.

Voraussetzung Nr. 3: Definiere Deine Rahmenbedingungen

Für uns alle gibt es bestimmte Rahmenbedingungen, die unserem Tag eine bereits vorgegebene Struktur geben. Überlege Dir, welche Einschränkungen Du bei Deiner Zeitgestaltung von anderen vorgegeben bekommst.

Habe ich festgelegte Zeiten für Arbeitsbeginn und Feierabend (Öffnungszeiten, telefonische Erreichbarkeit, etc.)?

Gibt es Zeiten während des Arbeitstages, über die ich nicht frei verfügen kann (zum Beispiel von anderen Personen vorgegebene Regeltermine)?

Habe ich Verpflichtungen, denen ich zu bestimmten Zeiten nachkommen muss (Kinder zur Schule bringen oder abholen, Angehörige pflegen, ehrenamtliche Tätigkeiten, Sportverein, etc.)?

Berücksichtige all diese Punkte für Deine Tagesstruktur. Unabhängig von der Priorisierung Deiner Aufgaben wirst Du manche Dinge nur zu bestimmten Zeiten erledigen können.

Was ist Time Boxing und warum ist es so genial?

Lass uns jetzt schauen, was Time Boxing genau ist. Das Prinzip ist ganz einfach. Du legst Dir für jede Deiner Aufgaben und Aktivitäten feste Zeitblöcke fest. Stell es Dir vor wie kleine Boxen in Deinem Tagesablauf, die Dir Struktur und Fokus geben. Im Grunde ist es nichts anderes, als in Deinem Kalender Termine mit Dir selbst und Deiner Aufgabe zu vereinbaren. Dadurch gibst Du Deinem Tag eine klare Struktur.

So verteilst Du Deine Aufgaben sinnvoll

Natürlich verteilst Du Deine Zeitboxen nicht wahllos über den Tag. Orientiere Dich an den folgenden Schritten, um die Zeitpunkte für Deine Aufgaben effektiv zu setzen. Beschränke Dich beim Time Boxing auch nicht nur auf den aktuellen Tag, sondern verteile größere Aufgaben auf mehrere Tage.

1. Setze klare Zeitblöcke. Schau dir Deine priorisierten Aufgaben an und plane für jede Aufgabe einen klaren Zeitblock ein. Sei realistisch bei der Einschätzung, wie viel Zeit Du benötigst, um die Aufgabe zu erledigen. Beachte dabei, dass man kleine Aufgaben oft zu lang einschätzt, lange Aufgaben allerdings eher zu kurz. Plane außerdem immer einen Zeitpuffer ein.
2. Lege Deine A-Aufgaben in Dein erstes Leistungshoch. B-Aufgaben gehören in das zweite Leistungshoch. Routineaufgaben planst Du außerhalb dieser Zeiten ein. Diese erfordern meist weniger Energie. So bist Du über den Tag hinweg am effizientesten.
3. Multitasking ist ein Mythos. Belege Deinen Zeitplan immer nur mit einer Aufgabe gleichzeitig. So kannst Du Dich voll auf eine Aufgabe konzentrieren.
4. Plane Pausen ein. Nach längerer konzentrierter Arbeit lässt die Leistung langsam nach. Finde für Dich heraus, wann es Zeit für eine kurze Pause ist. Zeiteinheiten von 30 bis maximal 90 Minuten sind hier sinnvoll. Pausen sind wichtig, um kurz abzuschalten, Energie zu tanken und frisch in die nächste Aufgabe zu starten. Vielleicht ist auch die Pomodoro-Technik etwas für Dich.
5. Verplane nie den ganzen Tag. Manchmal können unerwartete Dinge auftauchen, die Du bei Deiner Planung noch nicht berücksichtigen konntest. Halte Dir also Zeitfenster frei. Kommt nichts dazwischen, kannst Du Dich über die zusätzlich zur Verfügung stehende Zeit freuen.
6. Reserviere Dir Zeit für Kommunikation, Austausch und Social Networking mit Kunden und KollegInnen. 

Eine gute Tagesstruktur erreichst Du, wenn Du…

etwa 60% Deiner verfügbaren Zeit in Deine Aufgaben und Projekte investierst,

20% für Kommunikation, Abstimmungen und Networking nutzt und

20% für Unvorhergesehenes reservierst.

Beispiel eines Time-Boxing-Tages

Hier siehst Du exemplarisch einen Time-Boxing-Tag, um Dir zu verdeutlichen, wie eine Tagesstruktur aussehen kann. Passe sie dann individuell an Deine Leistungskurve und Deine Aufgaben und Rahmenbedingungen an.

Fazit

Time Boxing ist in Kombination mit der Eisenhower-Matrix die perfekte Kombination für eine gute Tagesstruktur. Sie hilft Dir nicht nur Deine Prioritäten zu setzen, sondern auch Deine Aufgaben sinnvoll in den Tagesablauf zu integrieren. Du bearbeitest Deine Aufgaben zu der für Dich besten Zeit, kannst hochkonzentriert arbeiten und bist dadurch effektiver und effizienter. Probiere es aus und mache Dein Zeitmanagement noch besser.

Hast Du Time Boxing schon angewendet? Funktioniert es für Dich? Was sind Deine Erfahrungen? Ich freue mich über Deinen Kommentar.

Foto von Marissa Grootes auf Unsplash, Grafiken: Teilelemente von undraw.io.