Wie Du Zeitdiebe effektiv bekämpfst

Jeder Tag hat 24 Stunden. Und trotzdem hast du manchmal das Gefühl, die Zeit reicht einfach nicht aus?

Oft sitzt man am Ende des Tages an seinem Schreibtisch und ist frustriert. Die To-do-Liste ist genauso lang wie vorher und man fragt sich, was man eigentlich den ganzen Tag gemacht hat. Gefühlt hast du den ganzen Tag gearbeitet, aber trotzdem ist dieses Gefühl da, nichts erreicht zu haben.

Dieses Gefühl haben viele Menschen. Und oft liegt es daran, dass uns kleine, fast unsichtbare Zeitfresser den Tag über heimsuchen und uns unsere wertvolle Zeit stehlen.

Zeitfresser sind tückisch. Sie verstecken sich in den alltäglichen Aufgaben und Ablenkungen, in den endlosen E-Mails, den ungeplanten Gesprächen mit Kollegen und in den kurzen Pausen, die sich unerwartet in lange Unterbrechungen verwandeln. Sie sind die kleinen Störungen, die uns davon abhalten, unsere geplanten Aufgaben wie geplant zu bearbeiten und sie effizient zu erledigen.

Aber so muss es nicht ablaufen. Denn du bist nicht allein mit diesem Problem, und es gibt bewährte Strategien, um diese Zeitfresser zu erkennen und zu eliminieren. 

In diesem Artikel lernst Du Beispiele für Zeitdiebe kennen. Du wirst erfahren, wie du diese Zeitdiebe identifizierst und ihre Auswirkungen auf deinen Tag minimierst. Durch effektive Techniken wirst du mehr aus deiner Zeit herausholen. Außerdem erhältst du praktische Tipps und Methoden an die Hand, mit denen du deine tägliche Produktivität steigern kannst. Dadurch wirst du die Kontrolle über deine Zeit zurückgewinnen.

Das Ziel ist es, deine Zeit besser zu nutzen, damit du am Ende des Tages das befriedigende Gefühl hast, wirklich etwas erreicht zu haben. Dabei geht es nicht darum, mehr zu arbeiten, sondern intelligenter zu arbeiten. Du erfährst, wie du deine Arbeitsweise so anpasst, dass du jeden Tag das Beste für dich herausholen kannst. Mit den richtigen Techniken und einem besseren Verständnis dafür, wie Zeitfresser dein Arbeitsleben beeinflussen, wirst du in der Lage sein, effizienter und fokussierter zu arbeiten.

Enttarne die Zeitdiebe: Versteckte Produktivitätskiller in Deinem Alltag

Bevor du dich an die Bekämpfung deiner Zeitdiebe machen kannst, musst du sie natürlich erst einmal entdecken. Und wenn man die Definition von Zeitdieben kennt und weiß, wonach genau man suchen muss, ist das auch gar nicht so schwer.

Zeitfresser sind alle Aktivitäten oder Situationen, die mehr von deiner Zeit in Anspruch nehmen, als sie sollten. Meist schleichen sich diese Zeitdiebe langsam in deinen Alltag ein und fressen Stück für Stück deine Produktivität auf. Und oft sind sie so gut getarnt, dass wir sie gar nicht als solche erkennen.

Ein klassisches Beispiel für einen Zeitfresser ist das endlose Durchforsten von E-Mails. Du denkst, du bist nur fünf Minuten damit beschäftigt, aber plötzlich sind 30 Minuten vergangen. Oder die “kurzen” Gespräche mit Kollegen, die sich unerwartet in lange Diskussionen verwandeln. Aber es sind nicht nur die offensichtlichen Dinge wie Social-Media-Plattformen oder das Nachrichtenlesen am Arbeitsplatz. Zeitfresser können auch in Form von unklaren Arbeitsanweisungen, schlecht organisierten Meetings oder ineffizienten Arbeitsabläufen auftreten.

Der erste Schritt, um Zeitfresser zu bekämpfen, ist also, sie zu identifizieren. Hier geht es darum, ein Bewusstsein für die Momente zu entwickeln, in denen deine Zeit unbemerkt verloren geht. Wir alle haben unterschiedliche Zeitfresser, abhängig von unserer Arbeitsumgebung und unseren persönlichen Gewohnheiten. Indem du erkennst, was deine größten Zeitdiebe sind, kannst du gezielt Strategien entwickeln, um sie zu minimieren oder ganz zu eliminieren.

Falls dir die Begriffe ‚Zeitfresser‘ und ‚Zeitdiebe‘ zu abstrakt sind, helfen dir vielleicht die folgenden Synonyme weiter. Diese geben dir noch weitere Anhaltspunkte dafür, was dir in deinem Alltag die Zeit raubt.

• Ablenkungen
• Arbeitsunterbrecher
• Zeit-Vampire
• Aufgaben ohne Wert
• Aufmerksamkeitsdiebe
• Energiezehrer
• Ineffizienzen
• Konzentrationsfallen
• Leistungsblocker
• Produktivitätskiller
• Unproduktivität
• Verschwendungen
• Zeitschlucker
• Zeitverschwender

Durch einen anderen Begriff wie ‚Vampir‘ entsteht bei mir zum Beispiel ein Bild in Form von Menschen in meinem Umfeld, die mir meine Zeit ‚aussaugen‘. Diese Menschen erscheinen meist plötzlich, und wenn sie wieder verschwinden, haben sie einen Großteil meiner Zeit mitgenommen. 

Versuche auch für dich, solche Bilder zu formen und mit Personen oder Situationen zu verbinden. Ich wette, dass du ab jetzt diese Zeitdiebe direkt erkennen wirst.

Doch bevor du jetzt auf Vampirjagd gehst, erfährst du im Folgenden erst einmal genauer, wo Zeitfresser typischerweise lauern und wie du sie erfolgreich in Schach halten kannst. Egal ob im Büro, in der Werkstatt oder im Home-Office, für jeden Bereich erhältst du spezifische Tipps und Tricks.

Wo verstecken sich Zeitfresser?

Jetzt, wo du eine genauere Vorstellung davon hast, was Zeitfresser sind, ist die nächste Frage: Wo verstecken sie sich? Die Antwort ist einfach: überall. 

Im Büro: Hier gibt es klassische Zeitfresser wie endlose Meetings, die mehr Zeit beanspruchen, als sie sollten. Oder die gut gemeinten, aber oft zeitintensiven Plaudereien mit Kollegen. Selbst der scheinbar harmlose Gang zur Kaffeemaschine kann sich in einen unerwarteten Zeitdieb verwandeln. Und dann sind da noch die unzähligen E-Mails, die deinen Posteingang überschwemmen und oft mehr Aufmerksamkeit erfordern, als sie verdienen.

Im Home-Office: Zu Hause lauern noch andere Zeitfresser. Die Versuchung, schnell eine Ladung Wäsche zu machen oder sich von Haushaltsaufgaben ablenken zu lassen, ist groß. Oder das Phänomen des “Ich schaue nur kurz etwas im Internet nach”, das sich schnell zu einer stundenlangen Ablenkung entwickeln kann. Selbst die Gestaltung des Arbeitsplatzes kann sich auf deine Produktivität auswirken – ein unorganisierter Schreibtisch kann zum subtilen Zeitfresser werden. Mehr zur Organisation deines Schreibtisches erfährst du im Artikel Schreibtisch organisieren leicht gemacht – Die 5S-Methode. Außerdem habe ich eine Homeoffice-Checkliste erstellt, die dir dabei hilft, deinen Arbeitsplatz optimal einzurichten.

Im Privatleben: Auch außerhalb der Arbeit gibt es Zeitfresser. Von sozialen Verpflichtungen, die mehr Energie rauben, als sie geben, bis hin zu ineffizienten Routinen bei alltäglichen Aufgaben. Es ist wichtig, auch hier achtsam zu sein und zu erkennen, wo du wertvolle Zeit sparen kannst.

In jedem dieser Bereiche gibt es spezifische Strategien, um die Zeitfresser zu bekämpfen. Der Schlüssel liegt darin, sie zuerst zu erkennen und dann bewusst zu entscheiden, wie du damit umgehst. 

Schritt für Schritt nähern wir uns immer konkreter den Zeitdieben in unserem Alltag. Wie genau du sie jetzt identifizieren kannst, erfährst du jetzt.

Methoden zur Identifikation von Zeitfressern

Jetzt geht es ans Eingemachte. Die Detektivarbeit beginnt. Denn nicht alle Zeitdiebe sind so offensichtlich wie der vorhin erwähnte Zeitvampir. 

Das Erkennen der versteckten und heimlichen Produktivitätskiller ist die eigentliche Herausforderung. Doch die Mühe lohnt sich. Denn das ist der erste Schritt, um die Zeitdiebe in den Griff zu bekommen und langfristig zu eliminieren. Und die dafür nötigen Methoden sind leicht anzuwenden. Alles, was du dafür brauchst, sind ein Stift, ein Zettel und ein wenig Geduld.

Zeitprotokoll:
Eine der effektivsten Methoden ist das Führen eines Zeitprotokolls. Halte über einen angemessenen Zeitraum, zum Beispiel eine typische (Arbeits)-Woche, hinweg fest, womit du deine Zeit verbringst und wie lange jede Tätigkeit dauert. Schreibe es möglichst detailliert auf und lasse nichts aus. Sammle zunächst deine Aufzeichnungen. 

Am Ende des Betrachtungszeitraums gehst du deine Aufzeichnungen in Ruhe durch. Nimm dir dann einen grünen, gelben und roten Stift und bewerte alle deine Aktivitäten. Markiere alle Dinge, Situationen und Aufgaben, die dir Zeit gestohlen haben und so von dir nicht eingeplant waren mit dem roten Stift. Alle Tätigkeiten, die du als produktiv und sinnvoll bewertest, werden grün. Und alles, was du dann noch nicht markiert hast, liegt irgendwie dazwischen. Das sind meist die Aufgaben und Dinge, die du zwar machen musst, aber die du durch entsprechende Optimierung noch effizienter gestalten kannst.

Wenn du es ganz genau wissen willst, kannst du dann auch die Zeiten der jeweiligen Farben addieren. Du wirst überrascht sein, wie viel Zeit für bestimmte Tätigkeiten draufgeht. 

Dieses Protokoll hilft dir also, Muster zu erkennen und Bereiche zu identifizieren, in denen du Zeit einsparen kannst.

Selbstbeobachtung: 
Wenn dir ein Zeitprotokoll zu aufwändig ist, kannst du dir auch regelmäßig die Zeit nehmen, um deine Arbeitsgewohnheiten zu reflektieren. Bist du oft in sozialen Medien, obwohl du arbeiten solltest? Lässt du dich leicht von Kollegen ablenken? Eine ehrliche Selbstbeobachtung kann dir helfen, deine persönlichen Zeitfresser zu erkennen.

Diese Herangehensweise ist natürlich nicht so detailliert wie ein Zeitprotokoll, kann dir aber für den Einstieg auch schon wertvolle Informationen liefern.

Feedback einholen:
Manchmal sehen andere mehr als wir selbst. Frage doch einfach mal Kolleginnen, Vorgesetzte, deine Mitarbeiter oder Familienmitglieder, wo sie glauben, dass du Zeit verschwendest. Ihr Feedback kann dir neue Perspektiven eröffnen und dir helfen, blinde Flecken in deinem Zeitmanagement zu entdecken.

Mit diesen einfachen Methoden ausgestattet, bist du auf dem besten Weg, die Zeitdiebe in deinem Leben zu entlarven und deine Zeit effizienter zu nutzen.

Die ultimativen Top-30 Zeitfresser und wie du sie bekämpfst

Jetzt bist du mit Allem ausgerüstet, was du für die Identifizierung deiner Zeitfresser benötigst. In der folgenden Liste habe ich dir meine Top-30 Zeitfresser zusammengestellt, die dir vermutlich alle schon einmal begegnet sind. Für jeden Zeitdieb erhältst du praktische Tipps, um sie in den Griff zu bekommen:

1. Unerwartete E-Mails

E-Mails kommen meist nicht dann, wenn du gerade die Zeit oder die Lust hast, sie zu lesen. Sie flattern einfach ungefragt in dein Postfach. Und vermutlich jedes E-Mail-Programm ist in den Standardeinstellungen so konfiguriert, dass du über den Eingang einer E-Mail informiert wirst. Der Drang ist dann sehr groß, direkt nachzuschauen, wer denn da geschrieben hat und worum es geht. Und zack! Schon wirst du von deiner Arbeit abgelenkt.

Wenn es für deine Arbeit nicht unerlässlich ist, sofort auf eingehende E-Mails zu reagieren, setze dir feste Zeiten für das Überprüfen und Beantworten von E-Mails. Das kann zum Beispiel zu Arbeitsbeginn sein, vor oder nach der Mittagspause und am Ende des Arbeitstages. Die Timeboxing-Methode ist hierfür eine hilfreiche Herangehensweise.

2. Unnötige E-Mails

Nicht nur das Lesen von E-Mails ist ein Zeitdieb, auch das Schreiben von Nachrichten kann Verschwendung sein. Überlege dir also vor dem Schreiben, ob diese Nachricht nötig ist und vermeide E-Mails ohne klaren Zweck. Vielleicht tut es ja auch stattdessen ein kurzer Anruf. Das geht meist schneller, als sich Gedanken über das Formulieren einer Nachricht zu machen. 

3. Zu lange Telefonate

Genauso wie das Schreiben von E-Mails können auch Telefonate Zeitfresser sein. Überlege dir daher vor einem Anruf genau, was dein Ziel ist. Willst du Informationen liefern oder hast du eine Rückfrage? Schnell kommt man während eines Gesprächs auf noch andere Themen. „Wo ich dich gerade in der Leitung habe…“. Schnell wird aus einer kurzen Frage ein ausgiebiges Telefonat. Beschränke dich auf das Notwendige.Halte Telefonate kurz und bündig. Für weitere Gesprächsthemen plane lieber einen separaten Termin ein. 

4. Ungeplante Gespräche mit Kollegen

Nicht nur am Telefon können ungeplante Gespräche entstehen. Auch auf dem Weg zum Drucker oder der Kaffeemaschine können unerwartete Gespräche entstehen. Oder es klopft an deine Tür und ein überraschender Kollege oder eine Kundin stehen vor der Tür. 

Setze dir Grenzen und plane feste Zeiten, zum Beispiel für Sprechstunden oder für den sozialen Austausch ein. Nehmen die Störungen überhand, kann auch ein Hinweisschild an der Tür nicht schaden.

5. Ablenkung durch soziale Medien

Studien zeigen, dass wir unser Handy bis zu 100-mal pro Tag in die Hand nehmen. Und ein Großteil davon macht Social Media in Form von Facebook, Instagram, Tiktok und Co. aus. Und haben wir das Handy erst einmal in der Hand, legen wir es oft nicht so schnell wieder zur Seite.

Begrenze deine Handynutzung und lege dir, ähnlich wie bei deinen E-Mails feste Zeiten fest, an denen du dich mit Social Media beschäftigst. 
Du kannst auch Apps und Browser-Erweiterungen nutzen, die den Zugriff auf soziale Medien während der Arbeitszeit blockieren.

Übrigens: Dein Handy bietet dir bereits ab Werk die Möglichkeit, dein Nutzungsverhalten zu analysieren. Beim iPhone ist es die Funktion „Bildschirmzeit“, bei Android Handys findest Du unter den Einstellungen die Funktion „Digitales Wohlbefinden“ (oder je nach Modell auch „Digital Wellbeing“ oder (Digital Balance“).

6. Zu viele Besprechungen

Verschiedene Statistiken zeigen, dass wir je nach Berufsgruppe 50 Prozent und mehr unserer Zeit in Besprechungen verbringen. Die Gründe für diesen hohen Anteil sind vielfältig. Sie finden sich auch in dieser Liste wieder (siehe Punkte 7, 12, 15 und 24). 

Wenn du selbst ein Meeting organisierst, orientiere dich wie auch schon beim Schreiben von E-Mails und dem Telefonieren daran, was genau besprochen werden kann. Prüfe, ob das Meeting wirklich stattfinden muss, oder ob die Entscheidung auch auf anderem Wege herbeigeführt werden kann.

Wirst du zu einem Meeting eingeladen, prüfe, ob du tatsächlich etwas produktives zum Erfolg beitragen kannst. Wenn nicht, sage den Termin ab. Reduziere langfristig die Anzahl und Dauer von Meetings auf das notwendige Minimum.

7. Unproduktive Meetings

Wie oft hast du nach einem Meeting schon gedacht, dass du die Zeit auch sinnvoller hättest nutzen können? Es wurde viel geredet aber nichts von Bedeutung gesagt, geschweige denn eine Entscheidung getroffen. 

Sorge dafür, dass du als Organisatorin vorab klare Ziele für jedes Meeting kommunizierst und eine Agenda vorbereitest. Halte dann die Besprechungen kurz und fokussiert.

Komme als Teilnehmerin immer vorbereitet zum Termin. Falls nötig, fordere das Meeting-Ziel und die Agenda ein.

Als Hilfestellung kannst du dir auch meine Meeting-Checkliste herunterladen, die du in dem Blogbeitrag über Checklisten findest.

8. Multitasking 

Multitasking bezeichnet die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Diese Vorstellung klingt verlockend. Und wir beweisen im Alltag ständig, dass das geht. Zum Beispiel beim Autofahren. Wir können bei entsprechender Fahrpraxis gleichzeitig sowohl den Verkehr beobachten, die Gangschaltung bedienen und den neusten Hit im Radio mitsingen. Herausfordernder wird es aber schon, wenn wir anstatt zu Singen bei der Fahrt noch ein wichtiges Telefonat führen.

Studien zeigen, dass Multitasking mit zunehmender Komplexität der gleichzeitig ausgeführten Aufgaben deutlich schwieriger wird. Der Grund liegt darin, dass wir bei komplexen Aufgaben einen bedeutenden Anteil unserer Gehirnleistung in Anspruch nehmen müssen. Und das funktioniert dann nur für eine Aufgabe. Wir müssen also beim Multitasking im Gehirn ständig zwischen der Verarbeitung der verschiedenen Aufgaben wechseln. Und das kostet viel Energie. Und das Risiko für Fehler steigt.

Wir sind also weniger effizient, wenn wir uns verzetteln. Konzentriere Dich also auf eine Aufgabe und widme ihr Deine volle Aufmerksamkeit. Du wirst erstaunt sein, wie viel schneller Du Aufgaben erledigst, wenn Du Dich darauf fokussierst, anstatt sie halbherzig zu bearbeiten. 

9. Fehlender Fokus

Dieser Zeitfresser ist eng verwandt mit dem Multitasking. Bei fehlendem Fokus liegt das Hauptaugenmerk aber darauf, viele Dinge begonnen zu haben, aber nichts zu einem Abschluss zu bringen. Konzentriere dich also auf eine Aufgabe und bringe sie zu Ende, bevor du zur nächsten übergehst. Das sorgt für eine bessere Qualität deiner Ergebnisse und deutlich höherer Produktivität.

10. Nicht ‚Nein‘ sagen können 

Du bist gerne hilfsbereit und freust Dich, wenn man Dich um Rat fragt? Das sei Dir unbenommen. Bedanke aber, dass das „Ja“ sagen zu vielen Dingen Dich auch überfordern kann. Das Ergebnis? Du versinkst in Aufgaben, die nicht wirklich zu deinen eigenen Zielen passen. Und das frisst Zeit.

Daher prüfe, warum Dir in der jeweiligen Situation das „Nein“ so schwerfällt. Und versuche Dich in die andere Person hineinzuversetzen. Wie würdest Du auf ein Nein reagieren? Und ich bin mir ziemlich sicher, dass Du vermutlich ein „Nein“ als gar nicht so schlimm empfinden würdest.

Lerne also, „Nein“ zu sagen, wenn du merkst, dass eine Anfrage oder Aufgabe deine Zeit überstrapazieren würde. Schaffe klare Grenzen und priorisiere deine eigenen Bedürfnisse. Übe auch das „Nein mit Begründung“, auch „charmantes Nein“ genannt. Das wird dir nicht nur Zeit zurückgeben, sondern auch deine mentale Gesundheit schützen. 

11. Unklare Prioritäten

Egal ob du in einem Angestelltenverhältnis arbeitest oder deine eigene Chefin bist. Es gibt sehr wahrscheinlich immer mehr als eine Aufgabe, die es zu erledigen gilt. Und dazu kommen dann auch noch die privaten Pflichten. 

Und wenn dir dann nicht klar ist, was von diesen vielen Dingen Priorität hat, dann kommen andere Zeitfresser wie der fehlende Fokus oder das Multitasking und sorgen für Unruhe. 

Stimme dich also mit deinem Team, deiner Vorgesetzten, deinen Kunden und deinem privaten Umfeld ab. Kläre, welche Aufgaben wichtig und dringend sind, um deine Zeit effektiv zu nutzen. Ein gutes Hilfsmittel ist hierfür die Eisenhower-Matrix.

12. Unordnung am Arbeitsplatz

Ein unaufgeräumter Arbeitsplatz kann zur wahren Zeitfalle werden. Dein Schreibtisch gleicht einem Schlachtfeld von losen Blättern, herumliegenden Stiften und unsortierten Notizen? Ständig suchst Du nach Unterlagen oder anderen Utensilien oder musst umräumen oder zunächst Platz schaffen, um überhaupt arbeiten zu können? Das alles sind Zeitdiebe.

Ich gebe zu, das klingt schon sehr extrem, ist aber dennoch bei vielen Menschen im Büro, im Homeoffice oder in der Werkstatt Alltag. Und diese Unordnung kostet Zeit. Denn Du musst Dich immer wieder damit beschäftigen, Dinge zu suchen oder zur Seite zu räumen. Zeit, die Du für Deine eigentlichen Aufgaben investieren solltest.

Und wenn das noch nicht Grund genug ist, sich mit der Organisation Deines Arbeitsplatzes zu beschäftigen, dann bedenke, dass ein aufgeräumter Arbeitsplatz auch Ordnung im Geist schafft. Es fühlt sich einfach gut an, an einem gut organisierten Schreibtisch alles Wichtige griffbereit und genug Platz zu haben, um effizient arbeiten zu können.

Setze Dich regelmäßig hin, um aufzuräumen. Sortiere Deine Notizen, schaffe Ablageflächen und schmeiß Unnötiges weg. Wenn Du zum Beispiel einen klaren Platz für Deine wichtigen Unterlagen hast, verschwendest Du keine Zeit mehr mit dem Suchen nach ihnen. Die 5S-Methode kann Dir dabei helfen, Deinen Arbeitsplatz optimal zu organisieren.

Das gilt auch für Deinen Computer. Auch hier kann es schnell zu einem Datenchaos kommen, in dem Dateien verschwinden, bevor Du sie überhaupt benennen konntest. Schaffe also auch Ordnung in deinen virtuellen Räumen. Erstelle Ordner mit klaren Namen und sortiere Dateien regelmäßig aus. Verabschiede Dich von der „Alles-auf-dem-Desktop“-Mentalität. Ein klar strukturierter Computer spart Zeit und Nerven. 
Mehr darüber, wie du deine digitale Ablage optimal organisieren kannst, erfährst du in meinem Artikel Digitale Ablage organisieren – In 6 Schritten zum Erfolg.

13. Fehlende Pausen

Auf den ersten Blick mag es unlogisch klingen, aber keine Pausen zu machen ist ein sehr hinterhältiger Zeitkiller. Oft meint man, durch das Weglassen von Pausen mehr Zeit zu gewinnen. Das mag kurzfristig sogar stimmen. Doch je länger der Arbeitstag wird, umso wichtiger sind die Pausen. 

Denn dein Akku ist irgendwann leer. Und dann brauchst du deutlich mehr Zeit für deine Aufgaben, um Dinge zu erledigen. Regelmäßige kurze Pausen helfen dir, dich zu erholen und die Energie wiederzugewinnen. Selbst kurze Pausen von fünf Minuten können Wunder bewirken und die Produktivität steigern.

14. Zu lange Pausen

Ja, Pausen sind wichtig. Aber schnell wird aus den geplanten 30 Minuten eine ganze Stunde. Besonders im Home-Office kann man ja so schön noch andere Dinge erledigen oder sich ablenken lassen. Also setze dir ein Zeitlimit, um den Tag effektiver zu strukturieren. Vielleicht hilft dir ja die Timeboxing-Methode dabei. 

15. Unentschlossenheit

Zögern kostet Zeit. Jede Entscheidung, die du nicht triffst, wird dich auch weiterhin beschäftigen. Du setzt dich gedanklich damit auseinander. Und das hindert dich daran, dich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. 

Treffe Entscheidungen zügig, um Zeitverlust durch Zögern zu vermeiden.

16. Fehlende Delegation

Der Gedanke „Wenn ich es selbst mache, ist es schneller und besser“ darf in dieser Liste der Zeitdiebe nicht fehlen. Und um den Ursachen für diesen Zeitfresser besser auf den Grund gehen zu können, frage dich nach dem persönlichen ‚Warum‘. 

• Gibt es tatsächlich niemanden, der die Aufgabe übernehmen könnte? Dann entwickele jemanden dorthin. 
• Die Aufgabe macht Dir besonders viel Spaß? 
  Wenn sie nicht wichtig für die Erreichung Deiner Ziele ist, dann handelt es sich um eine C-Aufgabe und Du solltest sie abgeben.
• Niemand macht es so perfekt wie Du? Dann schau dir einmal Punkt 18 in dieser Liste an. 

Betrachte das Delegieren als eine Fähigkeit oder als Strategie. Wenn du Aufgaben an andere abgibst, kannst du deine Zeit für die Dinge nutzen, die wirklich für Dich wichtig sind. Überlege, welche Aufgaben du abgeben könntest, sei es an Kollegen, Freunde oder Familienmitglieder. Übertrage Aufgaben, die andere genauso gut oder besser erledigen können. Du wirst feststellen, dass Dein Tag plötzlich viel geräumiger ist, wenn Du nicht alles allein erledigen musst. 

17. Perfektionismus

Ist Dir das auch schon passiert? Du sitzt an einer Aufgabe, verbesserst hier und da, lässt die Aufgabe liegen, nimmst sie wieder auf, findest weitere Punkte, die Du noch verbessern möchtest, ergänzt noch etwas, lässt die Aufgabe wieder liegen, nimmst sie wieder auf, …

Perfektionismus ist ein gemeiner Zeitfresser. Und er hat unterschiedliche Ursachen. Sei es die Angst davor, Fehler zu machen oder vielleicht ein (zu) hoher Anspruch an sich selbst.

Und die bittere Wahrheit ist: kaum jemand wird Deinen Perfektionismus (an-)erkennen. Denn Perfektion existiert in den meisten Fällen gar nicht. Du könntest unendlich viel Zeit in eine Sache investieren und immer noch Unvollkommenheiten finden, die andere vermutlich gar nicht wahrnehmen würden.

Ziehe Dir daher als Richtwert die sogenannte Pareto-Regel heran. Diese besagt, dass Du 80 Prozent Ergebnis mit 20 Prozent Zeitaufwand erreichen kannst. Die letzten 20 Prozent benötigen dann 80 Prozent Deiner Zeit. Daher solltest Du Dich fragen, ob dieser Zeitaufwand wirklich gerechtfertigt ist. Setze Dir klare Qualitätsstandards für Deine Aufgaben. Aber sei nicht zu hart zu Dir selbst. Lerne, den Punkt zu erkennen, an dem Du loslassen kannst. Das wird nicht nur Deine Produktivität steigern, sondern auch Deine Zufriedenheit. 

18. Ständige Unterbrechungen

Ablenkungen und Unterbrechungen lauern überall. Einige hast du in dieser Liste bereits kennengelernt. Natürlich kannst du nicht alle davon verhindern. Aber schaffe dir klare Arbeitsphasen, sogenannte Fokuszeit. Schalte das Telefon stumm, die E-Mail-Benachrichtigungen aus, hänge ein Schild an deine Bürotür. Kommuniziere diese Maßnahmen an deine Kolleginnen und deine Familie und bitte darum, diese Zeiten zu respektieren.

19. Unproduktive Routineaufgaben

Es gibt in deinem (Arbeits)-Tag bestimmte Tätigkeiten, die immer wiederkehren und deren Erledigung für dich Routine sind. Sie kosten zwar nicht viel Energie, weil du sie vermutlich bereits im Schlaf beherrschst. Dennoch nehmen sie Zeit in Anspruch.

Besonders Aufgaben und Tätigkeiten, die immer wieder gleich oder ähnlich sind, lassen sich oft automatisieren. Besonders digitale Abläufe sind mittlerweile mit KI und Automatisierungs-Tools leicht und kostengünstig zu automatisieren. Und genauso wie die Spülmaschine dir das lästige Spülen und Abtrocknen deines Geschirrs übernimmt, können solche Tools dir zum Beispiel das Beantworten von E-Mail-Anfragen abnehmen, Angebote und Rechnungen schreiben oder die nächsten Social Media Marketing-Posts generieren.

20. Ineffiziente Arbeitsprozesse

Alles, was wir tagtäglich tun, ist ein Prozess. Ein Prozess ist ein Ablauf von verschiedenen Arbeitsschritten, die nacheinander durchgeführt werden. Und meist haben wir diese Schritte zu Anfang einmal erarbeitet und festgelegt und dann immer wieder so durchgeführt. 

Überprüfe und optimiere regelmäßig deine Arbeitsabläufe. Denn es lohnt sich, die eigenen Abläufe regelmäßig zu betrachten und zu schauen, wie effizient sie sind. Meist entdecken wir dabei Möglichkeiten, sie einfacher und schneller zu gestalten.

21. Prokrastination

Wir alle haben unsere Wege gefunden, um unangenehmen Aufgaben aus dem Weg zu gehen. In der Fachsprache nennt man das Prokrastination. Sie ist oft das Ergebnis von Überforderung oder mangelnder Motivation. Und dies resultiert wiederum aus schlechter oder fehlender Priorisierung und Zieldefinition. Daher sind eine gute Priorisierung und die Formulierung von Zielen sinnvolle Maßnahmen, Aufgaben anzupacken, statt sie aufzuschieben.

Auch andere kleine Tricks können dabei helfen, Dinge sofort zu erledigen. Teile zum Beispiel Deine Aufgaben in kleine Happen auf. Denn wenn Du vor einem Berg von Arbeit stehst, kann es überwältigend sein. Aber wenn Du diese Arbeit in kleinere, leichter zu bewältigende Aufgaben zerlegst, fühlt sich die Aufgabe viel weniger bedrohlich an. 

Auch die simple Methode „Eat the Frog” kann Dich vor der Aufschieberitis bewahren. Diese Methode besagt, dass Du die schwierigste und unangenehmste Aufgabe zuerst am Tag erledigen sollst. Du musst also „die Kröte schlucken“. Meist ist diese Kröte auch gleichzeitig eine der am höchsten priorisierten Aufgaben. Ist diese Aufgabe erstmal erledigt, gehen Dir die weiteren Aufgaben leichter von der Hand, da der Kopf nun frei für die angenehmeren Ding ist.

22. Fehlende oder schlechte Planung

Dieses Zitat sagt es schon sehr gut. Ohne einen Plan zu haben, läuft vieles ohne konkretes Ziel, passiert zufällig und ist oft nicht kontrollierbar. Und das kostet Zeit. Wir tun Dinge, die gerade nicht wichtig oder nicht zielführend sind, wir müssen Aufgaben wiederholen oder Fehler korrigieren.

Plane deinen Tag im Voraus, um diese Zeitverluste zu minimieren.

23. Fehlende Zielsetzung

Noch wichtiger als die zuvor genannte Planung ist es, sich konkrete Ziele zu setzen. Denn sie geben uns die Richtung vor. Sie sind die Leitplanken unserer Handlungen. Nur wenn wir genau wissen, was unser Ziel ist, können wir alle unsere Tätigkeiten, Aufgaben, Projekte und Pläne danach ausrichten. 
Setze dir klare Ziele, um fokussiert und effizient zu bleiben. Dadurch verhindern wir, Dinge zu tun, die uns unseren Zielen nicht näherbringen.

24. Verzettelung

Anders als beim Perfektionismus geht es beim Verzetteln darum, dass man sich in unwichtigen Details verliert. Das kann verschiedene Gründe haben. Vielleicht macht uns ausgerechnet dieses Detail besonders viel Spaß. Bekämpfe diesen Zeitfresser am besten durch klare Ziele und Prioritäten.

25. Unnötige Recherchen

Ähnlich wie das Verzetteln ist auch das Recherchieren ein idealer Kandidat für einen extremen Zeitdieb. Auch hier können fehlende Ziele, Prioritäten und der eigene Perfektionismus die Ursachen sein. Es kann aber auch ein Zeichen von Unsicherheit und fehlendem Selbstbewusstsein sein. Lieber noch etwas gründlicher recherchieren, um auch nichts wichtiges zu übersehen. 

Natürlich gibt es Berufe und Situationen, wo eine gründliche Recherche unabdingbar ist, zum Beispiel für Journalisten. Doch in den meisten Fällen gilt: Begrenze die Recherchezeit und fokussiere dich auf das Wesentliche.

26. Unnötige Wege

Schaust du dir auf deinem Handy oder deiner Smartwatch auch die Anzahl deiner Schritte an, die du im Laufe des Tages gemacht hast? Mich selbst überrascht es manchmal sehr, wie viele Schritte da zusammenkommen, obwohl ich gefühlt den ganzen Tag am Schreibtisch gesessen habe.

Doch wenn man sich den eigenen Tag nochmal genauer anschaut, fallen einem vielleicht doch die vielen kleinen Wege auf, die man gemacht hat. Manche sind freiwillig, andere wurden durch unser Umfeld ausgelöst. Und jeder Weg kostet Zeit.

Natürlich lassen sich nicht alle Wege vermeiden. Doch vielleicht kann man ja Wege kombinieren oder ganz eliminieren. Ist der Weg zum Drucker möglicherweise eine gute Gelegenheit, auch direkt noch andere Dinge zu erledigen? Muss ich das Dokument wirklich ausdrucken?

Und auch die kleinen Wege am Arbeitsplatz können sich summieren. Untersuche daher auch die Gestaltung deines Arbeitsplatzes hinsichtlich Lauf- und Greifwegen.

Wege legst du übrigens auch zurück, wenn du ruhig vor deinem Computer sitzt. Es sind die digitalen Wege, die du mit deiner Maus auf dem Bildschirm zurücklegst. Achte daher auf eine sinnvolle digitale Ablagestruktur, bei der du deine Dokumente schnell wiederfindest und mit möglichst wenigen Klicks erreichen kannst.

27. Fehlende Selbstfürsorge

Die letzten vier Zeitdiebe konzentrieren sich auf dich selbst und deine Psyche. Wenn du dich vernachlässigst, hat das langfristig negative Folgen. Du wirst unkonzentriert und hast weniger Energie. Und dadurch dauert dann alles länger als sonst. Daher gilt: Achte auf genügend Schlaf, Ernährung und Bewegung, um leistungsfähig zu bleiben.

28. Ungesunde Arbeitsgewohnheiten

Deine persönliche Achtsamkeit gilt auch dem Einfluss deiner Arbeitsgewohnheiten auf deine Gesundheit. Besonders sitzende Tätigkeiten und körperlich anstrengende Aktivitäten belasten deinen Körper. Vermeide lange Sitzphasen und schaffe eine gesunde Arbeitsumgebung. Dazu gehören auch gute Beleuchtung und ein geringer Lärmpegel.

29. Fehlende Reflexion

Reflexion ist die Fähigkeit, sich selbst von außen zu betrachten und die eigenen Handlungen zu bewerten. Und das machen wir meistens viel zu selten. Denn eine regelmäßige Betrachtung des Tages oder der Woche hilft uns zu sehen, was gut lief und was nicht erfolgreich war und die jeweiligen Ursachen zu erkennen. Und das wiederum versetzt uns in die Lage, unser zukünftiges Handeln anzupassen, um beim nächsten Mal bessere Ergebnisse zu erzielen.

Eine Tagesreflexion, wie ich es im Kapitel über die Methoden zur Identifizierung der Zeitfresser beschrieben habe, hilft dabei, sich Schritt für Schritt zu verbessern und produktiver zu werden.

30. Zu wenig Zeit für Kreativität

Unsere Arbeit ist oft geprägt von Tätigkeiten, die wenig Raum für Kreativität lassen (es sei denn du bist Künstlerin, Graphiker oder in einem ähnlichen gestaltenden Beruf tätig). Wir haben meist unsere festgelegten Abläufe und klare Strukturen und Regeln, unsere Aufgaben zu erledigen. Wir bewegen uns auf ausgetretenen Pfaden, die wir nicht so schnell verlassen.

Dadurch ist es uns aber nur schwer möglich, Neues zu entdecken. Doch wir können uns nur weiterentwickeln und neues lernen, wenn wir gelegentlich über unseren eigenen Horizont blicken. Erst dann ist es auch möglich, Dinge zu überdenken oder vielleicht sogar völlig neu zu denken. Also plane bewusst Zeit für kreatives Denken und Innovationen ein und gebe dir die Möglichkeit, besser zu werden und zu wachsen.

Puh! Das waren ganz schön viele Zeitfresser. Und vielleicht denkst du dir jetzt, dass man keine Chance hat, auf alle zu achten und sich gegen sie zu wappnen. So dramatisch ist es aber nicht. Im nächsten Kapitel fasse ich noch einmal die wichtigsten Strategien zusammen. Und wenn du dich an diesen Strategien orientierst, bist du gut gerüstet, um deine Zeitdiebe dauerhaft zu bekämpfen. 

Allgemeine Strategien zur Vermeidung und dauerhaften Eliminierung von Zeitfressern

Neben den spezifischen Tipps zu den Top-30 Zeitfressern gibt es ein paar allgemeine Strategien, die dir helfen können, Zeitfresser langfristig zu vermeiden und zu eliminieren.

• Effektive Tagesplanung
  Beginne jeden Tag mit einer klaren Vorstellung davon, was du erreichen möchtest. Eine strukturierte Tagesplanung hilft dir, fokussiert und auf Kurs zu bleiben.
• Setzen von Prioritäten
  Lerne, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren. Nicht alles, was dringlich erscheint, ist auch wichtig.
• Grenzen setzen
  Sowohl im Büro als auch im Home-Office ist es wichtig, klare Grenzen zu setzen – sei es in Bezug auf deine Arbeitszeit oder die Verfügbarkeit für Kollegen.
• Etablieren von Routinen
  Routinen können dir helfen, deinen Tag zu strukturieren und sicherzustellen, dass du regelmäßig Zeit für deine wichtigsten Aufgaben hast.
• Kontinuierliches Lernen und Anpassen
  Sei offen für neue (Zeitmanagement)-Methoden und Arbeitsabläufe und passe deine Strategien regelmäßig an, um sie effektiver zu gestalten.
• Nutze Zeitmanagement-Tools
  Es gibt zahlreiche Tools und Apps, die dir helfen können, deine Zeit besser zu organisieren und zu nutzen. Setze sie erst dann ein, wenn du bereits ein wenig Übung mit deinem Selbstmanagement hast. Ansonsten können Apps zunächst überfordern.
• Regelmäßige Reflexion
  Nimm dir Zeit, um regelmäßig über deine Arbeitsweise nachzudenken und Bereiche zu identifizieren, in denen du dich verbessern kannst.

Mit diesen Strategien hast du das richtige Werkzeug an der Hand, um dein Selbstmanagement deutlich zu verbessern und deinen Alltag zufriedener und produktiver zu gestalten. 

Fazit: Die Kontrolle über deine Zeit zurückgewinnen

Dieser Artikel ist länger geworden als ursprünglich geplant. Dadurch zeigt sich aber auch, wie vielfältig und umfassend man sich mit dem Thema Zeitmanagement und Selbstmanagement befassen kann. Und es wird deutlich, welche inneren und äußeren Einflüsse ständig unsere wertvolle Zeit gefährden.

Gleichzeitig hast du aber auch viel darüber erfahren, welche Techniken dir dabei helfen, dir die Kontrolle über deine Zeit zurückzugeben.

Die erfolgreiche Umsetzung dieser Techniken und Strategien hängt von deiner Bereitschaft ab, alte Gewohnheiten zu überdenken und sich neue, effizientere Arbeitsweisen anzueignen. Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die kontinuierlich entwickelt und angepasst werden muss. Es geht nicht darum, noch härter zu arbeiten, sondern smarter zu arbeiten.

Jetzt bist du an der Reihe! Setze das Gelernte um, experimentiere mit verschiedenen Techniken und finde heraus, was für dich am besten funktioniert. Denke daran, dass kleine Änderungen oft große Auswirkungen haben können. Beginne heute damit, deine Zeitdiebe zu entlarven und zu bekämpfen, und erlebe, wie sich deine Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern.

Ich würde mich freuen, von deinen Erfahrungen zu hören. Teile deine Gedanken und Erfolge in den Kommentaren und lass mich wissen, welche Strategien für dich am besten funktionieren. Und vergiss nicht, meinen Newsletter zu abonnieren, um regelmäßig weitere Tipps und Tricks für ein effizientes Arbeitsleben zu erhalten.

Titelfoto von Towfiqu barbhuiya auf Unsplash, Foto: Brett Jordan auf Unsplash, Illustrationen: ChatGPT