Jeder hat diese Situation schon erlebt: man steht vor einer Aufgabe und schätzt ein, wie lange man wohl dafür benötigen wird. Und wenn die Aufgabe erledigt ist, stellt man fest, dass es viel länger gedauert hat als geplant und die Zeitplanung nicht aufgegangen ist.
Und das passiert einem nicht nur einmal, sondern ständig. Woran liegt das? Und wie kann man lernen, die Zeit für Aufgaben, Projekte und andere Aktivitäten möglichst gut vorherzusagen?
Für Selbstständige steht die eigene Zeit unter ganz besonderer Beobachtung. Schließlich ist man ganz allein dafür verantwortlich, womit man sie verbringt. Natürlich möchte man sie so effizient wie möglich gestalten, schließlich will man ja gut davon leben.
In diesem Blogbeitrag möchte ich dir zeigen, warum wir uns so oft verschätzen und was du tun kannst, um die eigenen Planungsfähigkeiten zu verbessern und realistische Zeitpläne zu erstellen.
Warum sind wir so schlecht im Zeit einschätzen
Eins direkt vorneweg: du bist nicht schuld daran, wenn du den Zeitaufwand nicht gut schätzen kannst. Denn das ist ein generelles Problem und steckt tief in uns drin. Es gibt zahlreiche Studien zu diesem Thema.
Das auch als Planungsfehlschluss (engl. Planning fallacy) genannte Phänomen wurde zum ersten Mal 1979 von den Psychologen Daniel Kahneman und Amos Tversky beschrieben und seitdem von vielen anderen Forschern untersucht und erweitert.
Erklärungen für die Schwierigkeit, einen realistischen Zeitplan zu erstellen, sind z.B.
- Mangelnde Erfahrung
- Unerwartete Ereignisse und Ablenkungen
- Das Ausgehen von der optimistischsten Variante
- Wunschdenken
- Die verzerrte zu positive Erinnerung an vergangene vergleichbare Situationen
- Der Wunsch, bei optimistischer Zeitplanung einen positiven Eindruck auf Andere zu machen
- Das Ausblenden von negativen Einflussfaktoren
- Unrealistischer Optimismus
- Fehlende klare Abgrenzung einer Aufgabe oder eines Projektes
- Druck von Außenstehenden, z.B. Auftraggebern
Einige dieser Faktoren kommen von außen, andere kommen aus unserem Unterbewusstsein und werden von uns oft gar nicht wahrgenommen. Doch zum Glück gibt es einige Hilfsmittel, die wir nutzen können, um einen realistischeren Zeitplan zu erstellen.
Fokus auf deine Zeit – Zeitprotokoll führen
Um deine Zeitplanung verbessern zu können, besteht der erste Schritt darin, die eigene Zeit und wie wir sie verbringen, erst einmal besser kennenzulernen. Dazu ist es hilfreich, für einen längeren Zeitraum, zum Beispiel ein oder zwei Wochen, ein möglichst lückenloses Protokoll der eigenen Aktivitäten zu erstellen.
Dadurch schaffst du dir Transparenz darüber, wie du deine Zeit tatsächlich verbringst. Du identifizierst außerdem Zeitfresser, in dem du Aufgaben oder Aktivitäten erkennst, die unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen.
Diese Daten liefern dann die Basis für Verbesserungen, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
Methoden und Tools zur Zeitprotokollierung
Dier vermutlich einfachste Methode der Zeiterfassung ist die mit Stift und Papier. Erstelle dir eine einfache Tabelle und notiere dir Start- und Endzeiten von Aufgaben in einem Notizbuch, auf einem Flipchart oder einfach einem Blatt Papier.
Natürlich gibt es für diese Aufgabe auch digitale Tools. Apps wie Toggl, Clockify oder RescueTime automatisieren die Zeiterfassung. Manche Apps können auch deine Aktivitäten auf deinem Handy oder Computer automatisch miterfassen, so dass du dich kaum noch um die Eingabe von irgendwelchen Daten kümmern musst.
Erweiterungen der digitalen Lösungen sind zusätzliche physische Geräte, die als Würfel oder Taster die Erfassung von Zeiten „greifbar“ machen. Timeular, Timeflip und TimeBuzzer sind Beispiele für solche Geräte. Du drückst einfach einen Knopf oder drehst einen Würfel auf eine entsprechende Seite, um die Zeiterfassung für eine vordefinierte Kategorie zu starten oder zu stoppen.
Tipps zur Umsetzung der Zeiterfassung
Egal ob du dich für eine analoge oder digitale Zeiterfassung entscheidest, ist es wichtig, die folgenden Punkte zu beachten:
- Bleib dran – führe die Protokollierung über einen längeren Zeitraum von ein bis zwei Wochen konsequent durch.
- Protokolliere nicht nur die tatsächliche Zeit, sondern auch die von dir vorher geplante Zeit.
- Unterteile deine Aufgaben und Tätigkeiten in wenige aber sinnvolle Kategorien, um spezifische Erkenntnisse zu gewinnen.
- Plane regelmäßig Zeit für Reflexion ein, um die Daten zu analysieren.
Was du aus deinen Daten für deine Zeitplanung lernen kannst
Je mehr Daten du sammelst, umso mehr Erkenntnisse kannst du daraus ziehen. Daher sind diese Informationen so wertvoll. Du kannst durch diesen Blick in die Vergangenheit vieles herauslesen und daraus lernen.
Die zwei wichtigsten Punkte sind dabei:
- Identifiziere wiederkehrende Engpässe oder Zeitüberschreitungen
- Stelle die geschätzte Zeit der Aufgaben der tatsächlich benötigten Zeit gegenüber
Aus diesen Informationen kannst du dir für wiederkehrende Aufgaben einen realistischen Zeitstandard erstellen und bei deiner zukünftigen Zeitplanung als Grundlage nehmen. Außerdem kannst du für wiederkehrende Aufgaben auch feste Zeitfenster in deinem Kalender reservieren (Timeboxing). Dadurch wird dein Zeitplan realistischer und genauer.
Nimm zum Beispiel das Erstellen eines Angebotes. Wenn es in der Vergangenheit durchschnittlich eine Stunde gedauert hat, plane diese Zeit immer ein und reserviere dir diese Stunde immer zur gleichen Zeit in deinem Kalender.
Beobachte auch, ob sich deine Zeitaufwände über die Zeit verbessern oder verschlechtern. Hierdurch kannst du Trends schneller erkennen.
Wenn du die Zeiterfassung konsequent umsetzt, kannst du mittelfristig deine Planungen realistischer gestalten und Zeiten für zukünftige Aufgaben besser einschätzen. Der Unterschied zwischen Planung und Realität wird geringer und du fühlst dich weniger gestresst.
Die Methodik der Zeiterfassung ist besonders gut für Routinetätigkeiten geeignet. Doch was ist, wenn plötzlich eine große Aufgabe oder sogar ein umfangreicheres Projekt ansteht und du nicht auf bisherige Erfahrungen zurückgreifen kannst? Wie das geht, erkläre ich dir im nächsten Kapitel.
Aus groß mach klein – Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen
In den seltensten Fällen macht man etwas zum allerersten Mal. Selbst in den größten neuen und unbekannten Projekten finden sich Teilaufgaben wieder, die man schon mal gemacht hat.
Aus diesem Grund ist es hilfreich, größere Aufgaben und Projekte in kleinere Aufgaben zu unterteilen.
Schaue dir an, aus welchen Schritten und Phasen die Aufgabe besteht und definiere daraus kleinere eigenständige Aufgaben. Je kleiner sie sind, umso leichter lassen sie sich überblicken und planen. Es ist einfacher, die Dauer eines kleinen Schrittes zu schätzen als die eines großen Projektes.
Unterteile Aufgaben am besten so weit, dass jeder Schritt in 30 Minuten bis 2 Stunden erledigt werden kann.
Und diese Teilaufgaben wandern dann auf deine To-do-Liste, oder du weist ihnen direkt feste Zeitblöcke in deinem Kalender zu.
Der Vorteil der Methode der kleinen Schritte?
Es kann die Motivation steigern, wenn man immer wieder Teilaufgaben abschließen kann, anstatt auf das Ende des großen Projektes zu warten. Außerdem ist es ein gutes Mittel gegen Prokrastination (Aufschieberitis). Und letztendlich steigerst du durch genauere Zeiteinschätzungen deine Produktivität, erstellst genauere Zeitpläne und verbesserst insgesamt dein Zeitmanagement.
Pufferzeiten für bessere Zeitplanung
Natürlich wird nicht jede Planung reibungslos funktionieren. Mit unerwarteten Dingen sollte man immer rechnen. Das können zum Beispiel Verzögerungen sein, technische Probleme oder auch dringende Kundenanfragen.
Daher ist es sinnvoll, sich Pufferzeiten einzuplanen. Füge zu Beginn zu jeder Aufgabe einen zusätzlichen Zeitpuffer von 15-20% der geschätzten Zeit hinzu.
Auch zwischen den Aufgaben solltest du einen Puffer einbauen. Dieser kann dir als Pause dienen oder als Übergangszeit, um von einer Aufgabe zur nächsten zu wechseln.
Achte auch darauf, dass du nicht nur bei deinen Aufgaben Pufferzeiten einplanst, sondern auch deinen Tag nur zu 80% durchplanst. So hast du auch hier noch Reserven für Unvorhergesehenes.
Wenn du das alles berücksichtigst, wirst du merken, dass das Arbeiten entspannter wird, sich deine Termintreue erhöht und die Qualität deiner Arbeit verbessert.
Und natürlich gilt auch hier: Überprüfe regelmäßig den Erfolg deiner Zeitplanung mit einem Zeitprotokoll. Waren die Schätzungen gut? War dein Zeitplan realistisch?
Du siehst, dass die Fähigkeit, einen realistischen Zeitplan zu erstellen, ein kontinuierlicher Prozess ist, der aus sich wiederholenden Überprüfungen und Anpassungen bestehen. Doch am Ende wirst du mit entspannterem Arbeiten und einer verbesserten Work-Life-Balance belohnt.
Weitere hilfreiche Methoden für einen realistischen Zeitplan
Neben den oben beschriebenen direkten Methoden gibt es auch noch andere hilfreiche Tools, die direkt oder indirekt dabei helfen können, die Zeit besser zu planen. Mehr zu diesen Themen erfährst du in den jeweiligen ausführlichen verlinkten Beiträgen.
Pomodoro-Methode
Sie hilft dir dabei, deiner Arbeit eine klare Struktur von Aufgabenbearbeitung und Pausen zu geben. Denn Pausen sind genauso wichtig wie die eigentliche Arbeit. Sie helfen dir dabei, den Fokus und die Konzentration aufrecht zu erhalten und die Aufgabe letztendlich wie geplant zu beenden. Mehr dazu: Tomatenzeit: Effizient Arbeiten mit der Pomodoro-Technik
Eisenhower-Matrix
Mit dieser Methode fällt es dir leichter, deine Aufgaben zu priorisieren und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Das legt den Fokus auf die richtigen Aufgaben. Mehr dazu: Richtig priorisieren mit der Eisenhower-Matrix – Deine To-Do Liste im Griff
SMART-Ziele
Klar und eindeutig formulierte Ziele erleichtern die Planung und Umsetzung. Sie helfen dir auf Kurs zu bleiben. Mehr dazu: SMARTE ZIELE: Die Erfolgsformel für Dein Berufsleben
Fazit
Eine realistische Zeitplanung hat einen großen Einfluss darauf, wie effizient und produktiv man arbeitet. Gleichzeitig kann es sich positiv auf deine Work-Life-Balance auswirken.
Aber ein realistischer Zeitplan kommt nicht von allein. Es gehört eine gewisse Auseinandersetzung mit der eigenen Arbeitsweise und eine nähere Analyse dazu. Methoden wie das Zeitprotokoll, die Nutzung historischer Daten, die Aufgabenzerlegung und Pufferzeiten können dabei helfen, deine Zeit besser zu planen.
Probiere es einfach mal aus, schreibe deine geplanten und tatsächlichen Zeiten auf und finde heraus, wie gut du deine Zeitaufwände schätzen kannst. Und dann nutze meine Tipps, um in kleinen Schritten realistischere Zeitpläne zu erstellen.
Schreibe mir gerne von deinen Erfahrungen. Wie gut ist deine Zeitplanung und welche Tipps hast du noch, um sie zu verbessern?
Titelfoto von Jessica Lewis 🦋 thepaintedsquare auf Unsplash
